Google Kalender Integration#

Psido kann sich mit Ihrem Google Kalender verbinden. Damit erhalten Sie folgende Zusatzfunktionen:

• Benachrichtigungen an PatientInnen mit Termineinladung
• Terminerinnerung an PatientInnen vor dem Termin
• Schnelles Finden Ihrer aktuell zu behandelnden PatientInnen
• Bei Zeitbestätigungen wird die Anwesenheitszeit bei Ihnen direkt aus Ihrem Kalender ausgelesen

Warum verwendet Psido den Google-Kalender?#

Die meisten Praxis-Software-Anbieter verwenden ihre eigene Kalendersoftware. Psido geht den umgekehrten Weg: Wir verwenden eine bestehende Kalendersoftware und haben uns für den Google-Kalender entschieden. Das erlaubt Ihnen, unkompliziert den Kalender auf Ihrem Computer wie auch auf Ihrem Mobiltelefon einzurichten, mit Ihrem Partner zu teilen und vieles mehr. Vor allem aber ermöglicht es Ihnen, schnell und unterwegs Einträge von Ihren PatientInnen auf Ihrem Mobiltelefon zu ändern. Google hat sehr gute Datenschutzbestimmungen und bietet die Kalendersoftware gratis an.

Sie können den Google Kalender auf jedem Ihrer Geräte (iPhone, Android, iPad, etc.) einrichten. Google kümmert sich um die Synchronisation der Daten, wir greifen nur lesend darauf zu.

Das erlaubt Ihnen maximale Flexibilität und maximale Kompatibilität bei der Verwendung Ihres Kalenders. Sie können auch Termineinträge anonymisiert speichern und mit Psido synchronisieren.

Voraussetzungen#

Um Psido mit Ihrem Google Kalender zu verbinden, müssen Sie einen Google Account haben. Sie können hier einen Google Account erstellen.

Sie können auch ein privates Google-Konto (z. B. ein separates Gmail-Konto) für die Kalenderintegration verwenden. E-Mails an Ihre PatientInnen werden dabei über die in Psido konfigurierte Absenderadresse versendet – Ihr privates Google-Konto bleibt für PatientInnen unsichtbar und wird in keiner E-Mail erwähnt.

Wir empfehlen, einen eigenen Praxis-Kalender in Ihrem Google Kalender anzulegen, das verbessert Ihre Übersicht. Sie können hier einen neuen Kalender anlegen. Psido funktioniert auch, wenn Sie in Ihrem Kalender private Einträge und berufliche Einträge haben.

Kalender verbinden#

Um Psido mit Ihrem Google Kalender zu verbinden, klicken Sie oben im Menü auf Einstellungen > Kalenderintegration.

Wenn Sie bereits passende Einträge in Ihrem Kalender haben, versendet Psido nach erfolgreicher Einrichtung Ihres Kalenders Termineinladungen. Um dies zu verhindern, deaktivieren Sie temporär den E-Mail-Versand in Ihrem Profil.

Rechte erteilen#

Klicken Sie auf Google Kalender verbinden. Im folgenden Schritt müssen Sie sich bei Google anmelden und Psido die Befugnis erteilen, auf Ihren Kalender zugreifen zu dürfen.

Geben Sie die folgenden 3 Rechte frei, indem Sie auf Alle auswählen klicken:

• Titel, Beschreibung und andere Eigenschaften von Google-Kalendern, auf die Sie Zugriff haben, abrufen
• Liste der Google-Kalender, die Sie abonniert haben, abrufen
• Termine in Google-Kalendern, deren Eigentümer Sie sind, abrufen

Diese Rechte erlauben Psido, auf Ihren Google Kalender lesend zuzugreifen.

Wenn Sie die drei Rechte nicht erteilen, kann die Verbindung mit Ihrem Kalender nicht abgeschlossen werden.

Lesezugriff#

Beachten Sie, dass Psido nur Lesezugriff auf Ihren Kalender braucht. Psido erhält damit nicht das Recht, Ihre Kalenderdaten zu manipulieren.

Psido wurde von Google eingehend in einem mehrstufigen Verfahren auf Datenschutzkonformität geprüft, um Zugriff auf Ihren Kalender zu erhalten.

Kalender auswählen#

Im nächsten Schritt zeigt Ihnen Psido Ihre Google Kalender an. Wählen Sie hier Ihren Praxiskalender aus.

Psido wird nur die Einträge in Ihrem ausgewählten Kalender lesen und nie auf andere als den ausgewählten Kalender zugreifen.

Kalender synchronisieren#

Sobald Sie einen Kalender ausgewählt haben, können Sie mit einem Klick auf Kalendereignisse synchronisieren die Integration testen. Sie sehen dann die nächsten fünf Einträge als Beispiel in Ihrem Google Kalender.

Klicken Sie im Menü auf Kalender (oder bei kleinen Bildschirmen auf Extras > Kalender), um alle Einträge zu sehen.

Synchronisation#

Sobald Sie Ihren Kalender erfolgreich verbunden haben, synchronisiert Psido regelmäßig Ihren Google Kalender ca. alle 60 Minuten im Hintergrund. Werden bei einem Synchronisationsvorgang Änderungen wie z. B. neue Termine oder geänderte Termine entdeckt, versendet Psido automatisch E-Mails an Ihre PatientInnen.

Termine online buchen#

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, über die Software Calendly ein Online-Buchungssystem zu betreiben. Sie können Calendly mit Ihrem Google Kalender verbinden, und wir synchronisieren dann die Termine aus Calendly über den Google Kalender direkt nach Psido, wo Sie auch die PatientInnendaten übernehmen können. Bitte beachten Sie die Datenschutzbestimmungen von Calendly.

Arbeiten mit dem Kalender#

Erstellen Sie Kalendereinträge mit den korrekten Namen Ihrer PatientInnen (ohne Titel, Vorname zuerst, z. B.: Max Mustermann). Optional können Sie auch den Sitzungstyp mit einem Beistrich getrennt hinzufügen. Psido findet und verknüpft die PatientIn. Ab sofort erhält die PatientIn automatisch E-Mails bei geänderten Kalendereinträgen und eine automatische Terminerinnerung vor dem Sitzungstermin.

Geben Sie Ihrem Termin den folgenden Titel: Vorname Nachname, Sitzungstyp.

Beispiel: Max Mustermann, Psychologische Behandlung

• Falls Sie mehrere PatientInnen mit demselben Namen haben, bekommen Sie von Psido eine Benachrichtigung und werden aufgefordert, die korrekte PatientIn für den Eintrag auszuwählen. Ihre PatientIn wird in so einem Fall erst benachrichtigt, wenn die korrekte Person identifiziert wurde.
• Falls die PatientIn neu ist, bekommen Sie von Psido die Option angeboten, die PatientIn in Psido neu anzulegen. Lesen Sie die Details dazu unter E-Mail-Verknüpfung.
• Falls die PatientIn in Psido gefunden wurde, aber keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, werden Sie von Psido benachrichtigt.
• Etwaige akademische Grade oder sonstige Titel sollten beim Kalendereintrag nicht hinzugefügt werden, da diese die automatische Verknüpfung zu PatientInnen möglicherweise irritiert.

Der durch einen Beistrich getrennte Sitzungstyp - in unserem Beispiel Psychologische Behandlung - dient lediglich dazu, der PatientIn die Art der Behandlung mitzuteilen. Sie müssen den Sitzungstyp nicht unbedingt in Psido angelegt haben.

Ganztägige Kalendereinträge in Ihrem Kalender werden ignoriert.

E-Mail-Verknüpfung#

Sobald Psido bei einem Synchronisationsvorgang einen neuen Kalendereintrag, eine Verschiebung oder Löschung eines Termins entdeckt, erhält auch Ihre PatientIn eine E-Mail mit einer aktualisierten Termineinladung oder Absage. Falls Sie bei Ihrer PatientIn keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, warnt Sie Psido, dass keine E-Mail versendet werden kann.

Dann haben Sie 2 Möglichkeiten:

• Wenn die PatientIn neu ist, können Sie im Kalendereintrag im Textfeld für zusätzliche Informationen die E-Mail-Adresse der PatientIn hinzufügen. Bei der nächsten Synchronisierung erkennt Psido die Änderung und wird Ihrer PatientIn eine E-Mail schicken.
• Sie können der PatientIn eine E-Mail-Adresse in Ihren Stammdaten hinzufügen.

Wenn Sie Ihre PatientIn im Kalendereintrag als Gast hinzufügen, bekommt Ihre PatientIn von Google eine E-Mail. In diesem Fall sendet Psido keine E-Mail mehr mit dem Kalendereintrag aus, lediglich eine Terminerinnerung wird dann versendet werden.

Terminänderungen und Löschungen werden trotzdem von Psido an die PatientIn gesendet.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse der PatientIn als Gast eintragen, wird Psido keine Einladungen aussenden.

Wir empfehlen Ihnen, keine E-Mail-Adresse im Gastfeld einzutragen. Denn dann kümmert sich Psido um die Kalendereinladungen, Terminerinnerungen und auch darum, dass die Kalendereinträge ansprechend aussehen. Auch Ihr Standort wird dann im Kalendereintrag vermerkt.

Ort des Kalendereintrags#

Standardmäßig wird Ihre PatientIn eine Kalendereinladung bekommen, wo der Ort der Einladung als die in Ihrem Profil hinterlegte Adresse festgelegt ist.

Falls Sie diesen Ort überschreiben möchten, können Sie diesen Ort in Ihrem Kalendereintrag hinterlegen, und Ihre PatientIn bekommt diesen Ort ebenfalls in der Einladung hinterlegt:

E-Mails für Kalendereinträge unterbinden#

Wenn Sie verhindern möchten, dass E-Mails zu Kalendereinträgen an Ihre PatientInnen gesendet werden, können Sie beim jeweiligen Kalendereintrag als Gast die E-Mail-Adresse noreply@psido.at hinzufügen und in Psido den Kalendereintrag (noch vor der Änderung) synchronisieren. In diesem Fall sendet Psido keine E-Mails zu Änderungen oder Löschungen dieses Termins aus. Dies ist besonders hilfreich bei Massenänderungen, wie etwa dem Löschen wiederkehrender Termine.

Anonyme Kalendereinträge#

Sie haben in Psido zwei Möglichkeiten, anonyme Kalendereinträge zu erstellen:

Anonyme Einträge aus Psido erstellen#

Dafür navigieren Sie in Psido zur PatientIn und klicken auf Neuer Termin. Wählen Sie den Sitzungstyp aus und erstellen Sie wie gewohnt den Google Kalender Eintrag. Sie werden feststellen, dass Sie in diesem Fall ein Textelement ähnlich dem folgenden in der Terminbeschreibung finden. Beispiel: #uuid:867bc6a0-91dd-43bf-9970-102c30d6b37d.

Dieser Code lässt Psido erkennen, dass es sich um Ihre PatientIn handelt, und der Kalendereintrag wird nach der Synchronisierung in Psido mit der PatientIn verbunden. Sie können aus diesem Grund den Namen der PatientIn aus der Termineinladung anonymisieren oder ganz entfernen. Wir empfehlen eine Abkürzung ähnlich dem folgenden System: Die ersten zwei Buchstaben vom Vornamen und die ersten zwei Buchstaben vom Nachnamen - also für Max Mustermann wäre das dann Ma Mu.

Anonyme Einträge direkt in den Google-Kalender eintragen#

Sie können auch anonyme Einträge direkt in Ihren Google-Kalender eintragen. Falls Sie zwei oder dreistellige Abkürzungen verwenden - zum Beispiel Mar Mus für Markus Mustermann - probiert Psido die PatientIn zu finden:

• Psido durchsucht alle PatientInnen, deren Vorname mit Mar startet und deren Nachname mit Mus endet.
• Falls Psido eine einzige PatientIn findet, auf die diese Kombination zutrifft, wird die PatientIn verknüpft.
• Falls Psido mehrere oder keine treffende PatientIn findet, wird der Eintrag als Warnung in Ihrem Psido-Kalender erscheinen. Sie können den Eintrag dann jederzeit mit der eigentlichen PatientIn verknüpfen.

Die Suche nach anonymen Einträgen funktioniert nur, wenn Sie zwei oder dreistellige Abkürzungen für Ihre PatientInnen verwenden. Ma Mu funktioniert ebenso wie Mar Mus, aber Mark Must funktioniert nicht mehr.

Psido versucht beim Verknüpfen der Kalendereinträge kein sogenanntes “Fuzzy Matching” - also eine ungefähre Suche nach PatientInnen, bei der Tippfehler toleriert werden. Der Grund dafür ist, dass, sobald Ihr PatientInnenstamm wächst, Menschen ähnliche Namen haben werden. Es wäre aber falsch, wenn Psido eine Termineinladung an eine bestehende PatientIn namens Andrea Maier schickt, obwohl sich ein neuer Patient namens Andreas Mayr bei Ihnen gemeldet hat.

Sitzungen aus Kalendereinträgen erstellen#

Wenn Sie Ihren Kalender mit Psido verknüpfen, können Sie Sitzungen direkt aus den Kalendereinträgen erstellen und auch direkt verrechnen. Das ist die effizienteste Möglichkeit, mit möglichst wenig Klicks alle Sitzungen eines Tages zu verrechnen. Die Bedienung sollte intuitiv sein, wir haben für Sie ein kurzes Video zusammengeschnitten.

Kalendereinträge verstecken#

Sollten Sie Einträge in Ihren Kalender schreiben, die Sie nicht synchronisieren möchten, können Sie in der Beschreibung des Kalendereintrags den Code #hidden einfügen. Dadurch erscheint der Kalendereintrag nicht im Psido-Kalender.

Ein versteckter Kalendereintrag kann nicht wieder sichtbar gemacht werden. Auch wenn Sie das #hidden entfernen, bleibt Ihr Kalendereintrag weiterhin versteckt.

E-Mail und SMS Benachrichtigung#

Zwei Werktage vor dem Termin erhält Ihre PatientIn automatisch eine E-Mail mit einer Terminerinnerung. Sie können diese Erinnerung unter Extras > Profil > Kalenderbenachrichtigungen personalisieren. In dieser Maske können Sie auch die Anzahl der Werktage vor dem Termin einstellen.

Zur gleichen Zeit wird auch eine SMS an die PatientIn versendet, wenn Sie für die PatientIn eine Telefonnummer hinterlegt haben und das SMS-Kontrollkästchen neben der Telefonnummer angehakt haben.

Psido erinnert immer an Werktagen, nie an Wochenenden. Der Grund dafür ist, dass PatientInnen ihre E-Mails wahrscheinlicher an Werktagen lesen, falls es sich um berufliche E-Mail-Adressen handelt. Haben Sie z. B. eingestellt, dass Psido 2 Werktage vor dem Termin eine Erinnerung versendet, und der Termin ist an einem Dienstag, wird Psido am Freitag eine Erinnerung versenden.

Sie können die E-Mail-Benachrichtigung für einzelne Termine ausschalten, indem Sie als Gast die E-Mail-Adresse noreply@psido.at hinzufügen. Sobald ein Kalendereintrag einen Gast enthält, versendet Psido keine E-Mails mehr an diese Person.

Alle E-Mails gehen auch an Sie#

Um die E-Mail-Funktionalität von Psido besser überprüfen zu können, gehen alle E-Mails sowohl an Ihre PatientInnen als auch an Sie.

Wir empfehlen Ihnen E-Mail Filter einzurichten, sodass alle E-Mails die von noreply@psido.at kommen in einen eigenen Ordner ausgelagert werden. Somit behalten Sie die Übersicht in Ihrer Mailbox und können immer noch nachsehen, welche Mails von Psido versendet wurden.

E-Mails deaktivieren#

Sie können unter Extras > Profil > Kalenderbenachrichtigungen jeglichen E-Mail-Versand deaktivieren und die Kalenderfunktion dennoch nutzen.

Individuelle E-Mail-Einstellungen pro PatientIn#

Sie können für jede PatientIn und Familie individuell festlegen, welche E-Mail-Benachrichtigungen (Terminerinnerungen, Kalendereinladungen) versendet werden sollen. Diese Einstellungen haben Vorrang vor Ihren allgemeinen Profileinstellungen.

Sie finden diese Einstellung direkt in der PatientInnenakte. Klicken Sie auf das Briefsymbol neben der E-Mail-Adresse:

Im darauf folgenden Dialog können Sie aus folgenden Optionen wählen:

• Standardeinstellungen laut Profil: Es gelten die Einstellungen, die Sie zentral in Ihrem Nutzerprofil konfiguriert haben.
• Terminerinnerungen und Kalendereinladungen: Die PatientIn erhält sowohl eine Erinnerung vor dem Termin als auch eine Kalendereinladung.
• Nur Terminerinnerungen: Die PatientIn erhält kurz vor dem Termin eine Erinnerung, aber keine Kalendereinladung.
• Nur Kalendereinladungen: Die PatientIn erhält die Kalendereinladung, aber keine gesonderte Erinnerung.
• Keine Kalendereinladungen/Terminerinnerungen: Die PatientIn erhält weder Erinnerungen noch Kalendereinladungen.

Wichtige E-Mails wie Rechnungen, Dokumente oder Links zu Videositzungen werden immer versendet, unabhängig von dieser Einstellung.

Nur Terminerinnerungen – Empfehlung bei wöchentlich wiederkehrenden Terminen#

Psido synchronisiert Ihren Google Kalender mehrere Monate in die Zukunft. Bei wöchentlich wiederkehrenden Terminen bedeutet das: Jede Woche wird ein neu in den Synchronisationszeitraum fallender Termin erkannt und löst eine separate Kalendereinladung aus. Dadurch kann eine PatientIn mit wöchentlichem Fixtermin über die Zeit viele Einladungs-E-Mails erhalten.

Um das zu vermeiden, wählen Sie für betroffene PatientInnen die Option Nur Terminerinnerungen. Kalendereinladungen werden dann vollständig unterdrückt, die Terminerinnerung kurz vor dem Termin wird aber weiterhin versendet.

Navigieren Sie zur PatientInnenakte und klicken Sie auf das Briefsymbol neben der E-Mail-Adresse, um die Option Nur Terminerinnerungen auszuwählen.

Kalender trennen#

Falls Sie keine Kalenderintegration von Psido mehr wünschen, klicken Sie auf Einstellungen > Kalenderintegration und klicken Sie auf Google Kalender trennen. Psido kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr auf Ihren Kalender zugreifen, die Synchronisation wird deaktiviert und Ihre PatientInnen bekommen keine Terminerinnerungen mehr.

Termine absagen#

Wenn Sie in der Kalenderansicht bei einem Termin auf Mehr > Absage via SMS senden klicken, können Sie einen Termin spontan per SMS absagen.

Die Textvorlage hierfür können Sie unter Einstellungen > Profil > SMS Benachrichtigungen > SMS Terminabsage bearbeiten.

Die SMS wird an die angezeigte Telefonnummer der PatientIn gesendet. Hierbei ist es egal, ob bei der PatientIn das SMS-Kontrollkästchen aktiviert ist oder nicht.

Tipp: Nachdem Sie einen Termin per SMS abgesagt haben, ist es auch ratsam, den Termin im Kalender gleich zu löschen, damit Sie die Übersicht bewahren, welche Termine Sie bereits abgesagt haben, und welche nicht.

Beachten Sie, dass eine Absage-SMS nicht mehr als 160 Zeichen haben darf, ansonsten müssen Sie die Nachricht kürzen.

Andere Kalender am iPhone sichtbar machen#

Um Kalender, die von einem anderen Google Account mit Ihnen geteilt werden, auf Ihrem iPhone sichtbar zu machen, gibt es dieses Instruktionsvideo auf Youtube.

Spezialfälle#

Benachrichtigungen an Familien#

Wenn Sie mit Familien arbeiten, sollten Sie die Person, die zum Termin erscheint, im Kalender eintragen. Psido benachrichtigt standardmäßig die im Kalender eingetragene Person via E-Mail und optional via SMS und schickt auch eine E-Mail an die bei der Familie hinterlegte E-Mail-Adresse. Hier ist es nun oft wünschenswert, dass auch Benachrichtigungen an Familienmitglieder gesendet werden.

Dafür können Sie bei Familienmitgliedern unter Sonstiges das Kontrollkästchen Kalender Erinnerungen anhaken. Jedes Familienmitglied, das eine gültige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mit angehaktem SMS-Kontrollkästchen hat, bekommt in diesem Fall eine Benachrichtigung.

Beispiel: Familie Mustermann besteht aus:

• Vater: Max
• Mutter: Maria
• Kind: Franz

Im Kalendereintrag steht: Max Mustermann

Psido verschickt an Max eine E-Mail und auch an die E-Mail-Adresse der Familie. Wenn Max das SMS-Kontrollkästchen angehakt und eine Telefonnummer hinterlegt hat, bekommt er auch eine SMS.

Hat Franz unter Diverses Kalender Erinnerungen angehakt und bei der Telefonnummer auch das SMS-Kontrollkästchen gesetzt, bekommt er ebenfalls eine SMS. Wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, bekommt er auch eine E-Mail.

Selbiges gilt auch für Maria.

Wiederkehrende Termine löschen, ohne Benachrichtigungen zu senden#

Falls Sie einen wiederkehrenden Termin eingetragen haben und Psido plötzlich viele E-Mail-Einladungen an die PatientIn versendet, dann können Sie mit dieser Methode die Kalendereinträge löschen, ohne dass Ihre PatientIn E-Mails bekommt:

1. Tragen Sie im sich wiederholenden Google-Kalendereintrag beim kommenden Termin einen Gast mit der E-Mail-Adresse noreply@psido.at ein. Damit signalisieren Sie Psido, keine E-Mails mehr für diese Kalendereinträge zu versenden.

2. Wenn Google Sie fragt, ob Sie alle folgenden Termine bearbeiten möchten, sagen Sie ja.

3. Wenn Google Sie fragt, ob Sie eine Nachricht an noreply@psido.at schicken wollen, sagen Sie nein.

4. Klicken Sie in Psido im Kalender auf Kalender synchronisieren.

5. Ab diesem Zeitpunkt bekommt die PatientIn keine E-Mails mehr.

6. Löschen Sie die Termine, die nicht weiter relevant sind, und synchronisieren Sie Ihren Kalender danach. Es werden keine E-Mails ausgeschickt. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie E-Mail-Stornierungen an Google-Kalender-Gäste senden möchten, sagen Sie nein.

7. Wenn Sie nun bei den verbleibenden Terminen die noreply@psido.at-Adresse als Gast wieder austragen, bekommt alles wieder seine gute Ordnung.

Alternativ können Sie für PatientInnen mit wöchentlich wiederkehrenden Terminen die Option Nur Terminerinnerungen in den E-Mail-Präferenzen der PatientIn aktivieren. Damit werden Kalendereinladungen dauerhaft unterdrückt, ohne dass Sie bei jedem Termin manuell eingreifen müssen.