Google Kalender Integration #

Psido kann sich mit Ihrem Google Kalender verbinden. Damit erhalten Sie folgende Zusatzfunktionen:

• Benachrichtigungen an PatientInnen mit Termineinladung
• Terminerinnerung an PatientInnen vor dem Termin
• Schnelles Finden Ihrer aktuell zu behandelnden PatientInnen
• Bei Zeitbestätigungen wird die Anwesenheitszeit bei Ihnen direkt aus Ihrem Kalender ausgelesen

Warum verwendet Psido den Google Kalender? #

Die meisten Praxis-Software Anbieter verwenden ihre eigene Kalendersoftware. Psido geht den umgekehrten Weg: Wir verwenden eine bestehende Kalendersoftware und haben uns für den Google Kalender entschieden. Das erlaubt Ihnen, unkompliziert den Kalender auf Ihrem Computer wie auch auf Ihrem Mobiltelefon einzurichten, mit Ihrem Partner zu teilen und vieles mehr. Vor allem aber erlaubt es schnell und unterwegs Einträge von Ihren PatientInnen auf Ihrem Mobiltelefon zu ändern. Google hat sehr gute Datenschutzbestimmungen und bietet die Kalendersoftware gratis an. Das erlaubt Ihnen maximale Flexibilität und maximale Kompatibilität bei der Verwendung Ihres Kalenders.

Voraussetzungen #

Um Psido mit Ihrem Google Kalender zu verbinden, müssen Sie einen Google Account haben. Sie können hier einen Google Account erstellen.

Wir empfehlen einen eigenen Praxis-Kalender in Ihrem Google Kalender anzulegen, das verbessert Ihre Übersicht. Sie können hier einen neuen Kalender anlegen. Psido funktioniert auch, wenn Sie in Ihrem Kalender private Einträge und berufliche Einträge haben.

Kalender verbinden #

Um Psido mit Ihrem Google Kalender zu verbinden, klicken Sie oben im Menü auf Einstellungen > Kalenderintegration.

Wenn Sie bereits passende Einträge in Ihrem Kalender haben, versendet Psido nach erfolgreicher Einrichtung Ihres Kalenders Termineinladungen. Um dies zu verhindern, deaktivieren Sie temporär den E-Mail Versand in Ihrem Profil.

Rechte erteilen #

Klicken Sie auf Google Kalender verbinden. Im folgenden Schritt müssen Sie sich bei Google anmelden und Psido die Befugnis erteilen, auf Ihren Kalender zugreifen zu dürfen.

Geben Sie die folgenden 3 Rechte frei, indem Sie auf Alle auswählen klicken:

• Titel, Beschreibung und andere Eigenschaften von Google-Kalendern, auf die Sie Zugriff haben, abrufen
• Liste der Google-Kalender, die Sie abonniert haben, abrufen
• Termine in Google-Kalendern, deren Eigentümer Sie sind, abrufen

Diese Rechte erlauben Psido, auf Ihren Google Kalender lesend zuzugreifen.

Wenn Sie die drei Rechte nicht erteilen, kann die Verbindung mit Ihrem Kalender nicht abgeschlossen werden.

Lesezugriff #

Beachten Sie, dass Psido nur Lesezugriff auf Ihren Kalender braucht, Psido erhält damit nicht das Recht, Ihre Kalenderdaten zu manipulieren.

Psido wurde von Google eingehend in einem mehrstufigen Verfahren auf Datenschutzkonformität geprüft, um Zugriff auf Ihren Kalender zu erhalten.

Kalender auswählen #

Im nächsten Schritt zeigt Ihnen Psido ihre Google Kalender an. Wählen Sie hier ihren Praxiskalender aus.

Psido wird nur die Einträge in Ihrem ausgewählten Kalender lesen und nie auf andere als den ausgewählten Kalender zugreifen.

Kalender synchronisieren #

Sobald Sie einen Kalender ausgewählt haben, können Sie mit einem Klick auf Kalendereignisse synchronisieren die Integration testen. Sie sehen dann die nächsten fünf Einträge als Beispiel in Ihrem Google Kalender.

Klicken Sie im Menü auf Kalender (oder bei kleinen Bildschirmen auf Extras > Kalender) um alle Einträge zu sehen.

Synchronisation #

Sobald Sie Ihren Kalender erfolgreich verbunden haben, synchronisiert Psido regelmäßig Ihren Google Kalender ca. alle 60 Minuten im Hintergrund. Werden bei einem Synchronisationsvorgang Änderungen wie z. B. neue Termine oder geänderte Termine entdeckt, versendet Psido automatisch E-Mails an Ihre PatientInnen.

Arbeiten mit dem Kalender #

Erstellen Sie Kalendereinträge mit den korrekten Namen Ihrer PatientInnen. Optional können Sie auch den Sitzungstypen mit einem Beistrich getrennt hinzufügen. Psido findet und verknüpft die PatientIn. Ab sofort erhält die PatientIn automatisch E-Mails bei geänderten Kalendereinträgen und eine automatische Terminerinnerung vor dem Sitzungstermin.

Geben Sie Ihrem Termin den folgenden Titel: Vorname Nachname, Sitzungstyp.

Beispiel: Max Mustermann, Psychologische Behandlung

• Falls Sie mehrere PatientInnen mit demselben Namen haben, bekommen Sie von Psido eine Benachrichtigung und werden aufgefordert, die korrekte PatientIn für den Eintrag auszuwählen. Ihre PatientIn wird in so einem Fall erst benachrichtigt, wenn die korrekte Person identifiziert wurde.
• Falls die PatientIn neu ist, bekommen Sie von Psido die Option angeboten, die PatientIn in Psido neu anzulegen. Lesen Sie die Details dazu unter E-Mail Verknüpfung.
• Falls die PatientIn in Psido gefunden wurde, aber keine E-Mail Adresse hinterlegt wurde, werden Sie von Psido benachrichtigt.
• Etwaige akademische Grade oder sonstige Titel sollten beim Kalendereintrag nicht hinzugefügt werden, da diese die automatische Verknüpfung zu PatientInnen möglicherweise irritiert.

Der durch einen Beistrich getrennte Sitzungstyp - in unserem Beispiel Psychologische Behandlung - dient lediglich dazu, der PatientIn die Art der Behandlung mitzuteilen, Sie müssen den Sitzungstyp nicht unbedingt in Psido angelegt haben.

Ganztägige Kalendereinträge in Ihrem Kalender werden ignoriert.

E-Mail Verknüpfung #

Sobald Psido bei einem Synchronisationsvorgang einen neuen Kalendereintrag, eine Verschiebung oder Löschung eines Termins entdeckt, bekommt auch Ihre PatientIn eine E-Mail mit einer aktualisierten Termineinladung oder Absage. Falls Sie bei Ihrer PatientIn keine E-Mail Adresse hinterlegt haben, warnt Sie Psido, dass keine E-Mail versendet werden kann.

Dann haben Sie 2 Möglichkeiten:

• Wenn die PatientIn neu ist, können Sie im Kalendereintrag eine Beschreibung hinzufügen, in der Sie einfach die E-Mail Adresse der PatientIn hineinschreiben. Bei der nächsten Synchronisierung erkennt Psido die Änderung und wird Ihrer PatientIn eine E-Mail schicken.
• Sie können der PatientIn eine E-Mail Adresse in Ihren Stammdaten hinzufügen.

Wenn Sie Ihre PatientIn im Kalendereintrag als Gast hinzufügen, bekommt Ihre PatientIn von Google eine E-Mail. In diesem Fall sendet Psido keine E-Mail mehr mit dem Kalendereintrag aus, lediglich eine Terminerinnerung wird dann versendet werden.

Sie können Ihre PatientInnen direkt als Gäste hinzufügen. Der Vorteil, wenn Psido die Einladungen aussendet, ist, dass die Kalendereinträge für Ihre PatientInnen Ihren Namen im Kalendertitel haben, nicht den Namen Ihrer PatientIn. Weiters bekommt Ihre PatientIn die Adresse Ihrer Praxis im Kalendereintrag automatisch eingetragen.

Ort des Kalendereintrags #

Standardmäßig wird Ihre PatientIn eine Kalendereinladung bekommen, wo der Ort des Einladung als die in Ihrem Profil hinterlegte Adresse festgelegt ist.

Falls Sie diesen Ort überschreiben möchten, können Sie diesen Ort in Ihrem Kalendereintrag hinterlegen, und Ihre PatientIn bekommt diesen Ort ebenfalls in der Einladung hinterlegt:

E-Mail Benachrichtigung #

2 Werktage vor dem Termin bekommt Ihre PatientIn automatisch eine E-Mail mit einer Terminerinnerung. Sie können diese Erinnerung unter Extras > Profil > Kalenderbenachrichtigungen personalisieren. In dieser Maske können Sie auch die Anzahl der Werktage vor dem Termin einstellen, damit Psido Ihre PatientInnen an den Termin erinnert.

Psido erinnert immer an Werktagen, nie an Wochenenden. Der Grund dafür ist, dass PatientInnen ihre E-Mails wahrscheinlicher an Werktagen lesen, falls es sich um berufliche E-Mail Adressen handelt. Haben Sie z. B. eingestellt, dass Psido 2 Werktage vor dem Termin eine Erinnerung aussendet, und der Termin ist an einem Dienstag, wird Psido am Freitag eine Erinnerung aussenden.

Alle E-Mails gehen auch an Sie #

Um die E-Mail Funktionalität von Psido besser überprüfen zu können, gehen alle E-Mails sowohl an Ihre PatientInnen, als auch an Sie.

E-Mails deaktivieren #

Sie können unter Extras > Profil > Kalenderbenachrichtigungen auch jeglichen E-Mail Versand deaktivieren und die Kalenderfunktion dennoch nutzen.

Kalender trennen #

Falls Sie keine Kalenderintegration von Psido wünschen, klicken Sie auf Einstellungen > Kalenderintegration und klicken Sie auf Google Kalender trennen. Psido kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr auf Ihren Kalender zugreifen, die Synchronisation wird deaktiviert und Ihre PatientInnen bekommen keine Terminerinnerungen mehr.