Registrierkasse

Registrierkasse #

Psido bietet eine Registrierkassenfunktion an. Wir arbeiten hierbei mit unserem Partner Fiskaltrust, ein renommierter Registrierkassenhersteller.

Sie brauchen bei Psido keine extra Hardware kaufen. Die sichere, manipulationsgeschützte Signatureinheit läuft in der Cloud bei Fiskaltrust. Psido agiert in der Registrierkassenfunktion als Mittelsmann. Wir schicken Ihre Bareinnahmen an Fiskaltrust, die Signatur und sichere Aufbewahrung aller Belege passiert auf der Seite von Fiskaltrust. Wir stellen die Ergebnisse dar.

Alles, was Sie brauchen, ist ein Drucker, um konforme Belege nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) zu drucken.

Wann brauchen Sie die Registrierkasse? #

Folgende Grenzen gelten für die Registrierkassenpflicht in Österreich:

  • Nettojahresumsatz von 15.000 Euro
  • davon mindestens 7.500 Euro Barumsätze

Hardware #

Sie brauchen in Psido keine zusätzlichen Geräte für die Registrierkasse. Ihre Belege werden von Fiskaltrust sicher in der Cloud signiert und verwaltet.

Kosten #

Wir müssen die Signatureinheit von Fiskaltrust für Sie mieten, und verrechnen für die Miete und unsere Aufwände 120 € pro Jahr für die Registrierkasse. Unser Aufwand für die Einrichtung und der Support für die Registrierkasse sind in diesen Kosten enthalten.

Einrichtung #

Es gibt zahlreiche Schritte bei der Einrichtung einer Registrierkasse zu beachten. Dieses Prozedere ist unabhängig von Psido, jeder Registrierkassenhersteller muss seine KundInnen durch diesen Ablauf bitten. Wir empfehlen Ihnen, sich die Checkliste unten auszudrucken, und die Schritte nacheinander abzuarbeiten.

Die gute Nachricht: Sie müssen das nur einmal machen. In der täglichen Handhabung ist die Registrierkasse sehr einfach zu benutzen.

Registrierung bei Fiskaltrust #

  1. Bitte navigieren Sie zu Fiskaltrust und registrieren Sie sich kostenlos. Wichtig ist auch, dass Sie Ihre Steuernummer angeben. Falls Sie Umsatzsteuerpflichtig sind braucht Fiskaltrust auch Ihre UID Nummer.
  2. Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Aktivierung Ihres Kontos. Bitte klicken Sie auf den Link in der E-Mail und setzen Sie ein Kennwort.
  3. Nach der Anmeldung in Fiskaltrust klicken Sie unter Informationen zum Unternehmen auf Übersicht (diese Ansicht sollte bereits offen sein).
  4. Aktivieren Sie die Rolle Kassenbetreiber und unterschreiben Sie den Nutzungsvertrag digital. sign
  5. Jetzt verbinden Sie Ihre Registrierkasse mit uns als Zwischenhändler. Klicken Sie dafür auf Kassenbetreiber, und dann auf Händler/Berater suchen. In der Suchmaske geben Sie billing@psido.at ein. connect
  6. Ändern Sie die Zugriffsrechte auf Schreiben/Lesen, und klicken Sie auf Zuordnung anfordern - Händler. rw

Erstellung der Rechnung für das Zertifikat #

  1. Das Zertifikat für die Registrierkasse müssen wir Ihnen als Zwischenhändler verrechnen. Dafür müssen Sie eine Rechnung in Psido anfordern. Dazu gehen Sie in Psido auf Einstellungen > Registrierkasse.
  2. Klicken Sie auf Punkt 2: Rechnung erstellen.
  3. Erstellen Sie die Rechnung mit einem Klick auf den Kopf Rechnung erstellen.

Überweisung der Rechnung für das Zertifikat #

Die Rechnung wurde an Sie per E-Mail übermittelt. Alternativ finden Sie die Rechnung auch in Einstellungen > Mein Konto. Bitte bezahlen Sie die Rechnung wie gewohnt mittels Überweisung und warten Sie, bis wir Sie per E-Mail benachrichtigen.

Sobald die Zahlung bei uns als eingegangen ist, aktivieren wir Ihre Registrierkasse in Fiskaltrust und benachrichtigen Sie per E-Mail, um Ihnen die weiteren Schritte mitzuteilen.

Einrichtung in Psido #

Achtung: Sie können diesen Schritt erst durchführen, wenn Ihre Überweisung bei uns eingegangen ist und wir Ihre Registrierkasse in Fiskaltrust aktiviert haben.
  1. Für die Einrichtung in Psido müssen Sie zuerst zurück zu Fiskaltrust, wo wir für Sie nach dem Begleichen Ihrer Rechnung eine “CashBox” eingerichtet haben. Melden Sie sich im Fiskaltrust Portal an, und navigieren Sie zu Konfiguration > Cashbox.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, wie im Screenshot dargestellt, um die Details der Cashbox einzusehen. Da Sie diese Details auch für FinanzOnline brauchen, empfehlen wir, dieses Fenster offen zu lassen, bis Sie die Einrichtung abgeschlossen haben. cashbox
  3. Navigieren Sie in Psido zu Einstellungen > Registrierkasse. Klicken Sie auf Registrierkasse einrichten und kopieren Sie die Werte vom Fiskaltrust Tab für Cashbox ID und Access Token. Klicken Sie in Psido auf Speichern. Damit bekommt Psido Zugriff zu Fiskaltrust. psido-setup

Einrichtung der Registrierkasse in FinanzOnline #

  1. Loggen Sie sich in FinanzOnline ein. Falls Sie nicht wissen, wie das funktioniert, kann Ihnen Ihr Steuerberater helfen, oder Sie besorgen sich die ID Austria.
  2. Suchen Sie im Suchfenster oben nach RKSV und klicken Sie auf Funktionen für die Registrierung von Registrierkassen gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). fon
  3. Klicken Sie auf Registrierung einer Registrierkasse. fon
  4. Kopieren Sie die Werte laut Screenshot unten von Fiskaltrust nach FinanzOnline. Jeder rot umrahmte Wert ist nach FinanzOnline zu kopieren. Unter Bemerkung in FinanzOnline können Sie der Registrierkasse eine Beschreibung geben. Der Prüfwert ist ohne Klammern einzufügen. ft Hinweis: Die im Bild dargestellten Werte sind keine gültigen Codes. fon
  5. Klicken Sie in FinanzOnline auf Registrieren.

Einrichtung der Signatureinheit in Finanzonline #

  1. Suchen Sie in FinanzOnline im Suchfenster oben nach RKSV und klicken Sie auf Funktionen für die Registrierung von Registrierkassen gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). fon
  2. Klicken Sie auf Registrierung einer Signatur-bzw. Siegelerstellungseinheit. fon
  3. Wählen Sie für Art der Sicherheitseinrichtung den Wert Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters
  4. Den Wert für Vertrauensdiensteanbieter setzen Sie auf AT3 PrimeSign fon
  5. Die Seriennummer des Signatur-bzw. Siegelzertifikates müssen Sie aus Fiskaltrust übernehmen. Wechseln Sie dafür ins Fiskaltrust Portal. Klicken Sie in Fiskaltrust auf Konfiguration > Signatur-Erstellungs-Einheit.
  6. Kopieren Sie die Seriennummer nach Finanzonline. ft Hinweis: Die im Bild dargestellten Werte sind nicht gültig.
  7. Klicken Sie in FinanzOnline auf Registrieren.

Authentifizierungscode bei FinanzOnline erstellen #

  1. Suchen Sie im Suchfenster oben nach RKSV und klicken Sie auf Funktionen für die Registrierung von Registrierkassen gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). fon
  2. Klicken Sie auf Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege. fon
  3. Klicken Sie auf Code anfordern. Der Code ist etwas weiter unten zu finden - wie im Screenshot ersichtlich. fon
  4. Notieren Sie sich den Code, Sie brauchen den Code in einem späteren Schritt.

Erstellung des Initialbelegs #

  1. Erstellen Sie Ihren ersten Beleg in Psido. Dafür klicken Sie in Psido auf Finanzen > Belege.
  2. Klicken Sie auf Neuer Beleg.
  3. Wählen Sie den Beleg-Typen Initialbeleg und klicken Sie auf Speichern. init-receipt
  4. Bitte warten Sie, bis der Beleg erstellt wurde. Der Beleg wird von Fiskaltrust erstellt und das dauert leider bis zu 5 Minuten. Sie brauchen den Initialbeleg, um diesen von FinanzOnline bestätigen zu lassen.
  5. Dauert das Erstellen zu lange, können Sie auch auf Mehr technische Details klicken, um unseren generierten QR Code zu verwenden, für den wir jedoch keine Funktionsgarantie geben können.

Validierung des Initialbelegs mit der Beleg-Checker-App #

  1. Installieren Sie sich die App namens BMF Beleg-Check. Diese gibt es für Google Android und Apple iOS frei zum Download.
  2. Öffnen Sie die Beleg-Checker-App.
  3. Scannen Sie den QR Code des Initialbelegs, den Sie im vorigen Schritt in Psido erstellt haben.
  4. Geben Sie den Authentifizierungscode ein, den Sie in FinanzOnline vorher erstellt und notiert haben. app
  5. Sobald Sie auf Anmelden tippen, wird der QR-Code an die Finanzbehörde übermittelt. Wenn Sie eine Erfolgsmeldung erhalten haben, haben Sie es geschafft. Falls Sie eine Fehlermeldung bekommen haben, bitte überprüfen Sie die einzelnen Schritte oben nochmals. Sollten Sie nicht mehr weiter wissen, kontaktieren Sie uns bitte.

Arbeiten mit der Registrierkasse #

Sobald Sie die Registrierkasse in Psido eingerichtet haben, wird Psido bei jeder Rechnung, die Sie als Bar Bezahlt markieren, einen Beleg von Fiskaltrust anfordern. psido

Psido erstellt keinen Beleg, wenn das Kontrollkästchen Beleg erstellen nicht aktiviert ist. Rechtlich müssen Sie jedoch bei jeder Bareinnahme einen Beleg erstellen, daher empfehlen wir, dieses Kontrollkästchen nie zu deaktivieren.

Wenn Sie eine Rechnung mit aktiviertem Beleg erstellen Kontrollkästchen gespeichert haben, erscheint auch ein Knopf namens Zum Beleg. Damit können Sie zum Beleg springen, und diesen für Ihre KundInnen ausdrucken. psido

Wichtig: Ihre PatientInnen müssen nach einer Barzahlung Ihre Praxis mit einem Beleg verlassen. Drucken Sie daher den Beleg, oder schicken Sie den Beleg an Ihre PatientIn, noch während die PatientIn vor Ort ist. Mehr Details dazu finden Sie auf der Webseite der WKO.

Zusätzlich hat jede Ihrer erzeugten Honorarnoten einen QR Code aufgedruckt, der zum elektronischen Beleg führt.

Ihre Rechnung wird für die weitere Bearbeitung gesperrt #

Sie können nach Belegerstellung die Sitzungen und den Preis in Ihrer Rechnung nicht mehr verändern. Das hat den Hintergrund, dass Ihre Rechnung und Ihr Beleg immer übereinstimmen müssen.

Wenn Sie Ihre Rechnung verändern wollen, so müssen Sie die Rechnung löschen, und einen Negativbeleg erstellen, bevor Sie die Rechnung nochmals neu erstellen.

Belege #

Um zur Belegansicht zu gelangen, klicken Sie im Menü auf Finanzen > Belege. Zusätzlich können Sie von Ihrer Rechnung zum Beleg springen, wie weiter oben beschrieben. Ein Beleg ist eine Zahlungsbestätigung für die PatientIn. Dieser muss bei jeder Barzahlung erstellt, und der PatientIn ausgehändigt werden. Auf dem Beleg ist Ihre Adresse und Dienstleistung (also Ihr Sitzungstyp) ersichtlich, jedoch werden keine PatientInnendetails aufgelistet.

Zusätzlich enthält der Beleg einen QR Code, der Ihre Barzahlungen für das Finanzamt dokumentiert.

Belege können nicht gelöscht werden. Sie finden alle Belege auch in Fiskaltrust unter Konfiguration > Queue > Belegjournal ft

Beleg erstellen #

Belege sollten grundsätzlich nicht manuell erstellt werden. Sobald Sie eine Rechnung erstellen, und das Kontrollkästchen Bar bezahlt anklicken, wird bei aktivierter Registrierkasse für Sie automatisch ein Beleg erstellt.

Belege manuell zu erstellen macht aus unserer Sicht nur in den unten genannten Fällen Sinn:

Nullbeleg #

Sollten Sie eine Finanzprüfung haben, so müssen Sie höchstwahrscheinlich einen Nullbeleg für die Prüfer erstellen. Dafür klicken Sie auf Neuer Beleg und wählen beim Beleg-Typ den Nullbeleg aus. Klicken Sie auf Speichern, und nach kurzer Zeit wird der Beleg inkl. dem wichtigen QR Code sichtbar. psido Ein Nullbeleg ist ein Beleg ohne hinterlegter Leistung oder Bareinnahme. Dieser hilft der Finanz, den QR Code zu scannen, und Ihre Bareinnahmen zu überprüfen.

Negativbeleg #

Wenn Sie eine Rechnung und einen zugehörigen Beleg erstellt haben, die Rechnung aber noch vor Bezahlung korrigieren müssen, dann können Sie diese Rechnung löschen. In diesem Fall müssen Sie die bereits verbuchte Summe im Beleg korrigieren und einen Beleg mit einer negativen Summe erstellen.

Dafür klicken Sie auf Neuer Beleg, wählen den Beleg-Typ namens Barzahlung und geben die negative Korrektursumme ein.

Damit haben Sie den verwaisten Beleg storniert.

Die korrekte Variante wäre hier wahrscheinlich, eine Stornorechnung zu erstellen, das ist eine Rechnung die auf die falsch verbuchte Rechnung Bezug nimmt, und die falsch verrechneten Sitzungstypen mit einer negativen Summe verbucht sind. Ihr Steuerberater ist hier sicher der beste Ansprechpartner.

Jahresbelege und Monatsbelege #

Psido erstellt sogenannte Jahresbelege und Monatsbelege am Ende des Monats um ca. 22:30 Uhr automatisch. Die Monatsbelege werden automatisch in Psido archiviert und stellen nur den korrekten Betrieb der Registrierkassensignatur sicher. Sie müssen nichts weiter damit tun.

Jahresbelege hingegen müssen Sie am Anfang des neuen Jahres dem Finanzamt übermitteln. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Jahresbeleg in Psido
  2. Öffnen Sie die BMF Beleg Check App auf Ihrem Smartphone.
  3. Scannen Sie den QR Codes des Jahresbeleges.
  4. Falls Sie nach einem Authentifizierungscode gefragt werden, können Sie diesen In FinanzOnline anfordern (Anleitung)

Finanzprüfung #

Sollten Sie eine Finanzprüfung haben, erstellen Sie einen Nullbeleg. Falls ein DEP7 Archiv angefordert wird, melden Sie sich bei uns. Das DEP7 Archiv ist eine kostenpflichtige Zusatzleistung bei Fiskaltrust. Wir können Ihnen das Archiv kurzfristig zukaufen.