E-Mail Versand#

Psido versendet E-Mails in Ihrem Namen – zum Beispiel Terminerinnerungen, Geburtstagswünsche oder Honorarnoten. Dabei kann es vorkommen, dass E-Mails im Spam-Ordner Ihrer PatientInnen landen. Hier erklären wir, wie der E-Mail-Versand funktioniert, warum E-Mails manchmal im Spam landen und was Sie dagegen tun können.

Wie versendet Psido E-Mails?#

Alle E-Mails werden von der Adresse noreply@psido.at versendet. Das ist eine technische Absenderadresse – eingehende Antworten an diese Adresse werden nicht zugestellt.

Damit Ihre PatientInnen trotzdem wissen, von wem die E-Mail kommt, setzen wir Ihren Namen als Absendernamen ein. Zusätzlich setzen wir das sogenannte Reply-To-Feld auf Ihre persönliche E-Mail-Adresse. Das Reply-To-Feld sorgt dafür, dass Antworten Ihrer PatientInnen nicht an noreply@psido.at gehen, sondern direkt in Ihrem persönlichen Posteingang landen.

Warum versenden wir nicht direkt von Ihrer E-Mail-Adresse? Das wäre eine Fälschung der Absenderadresse – und genau das tun Spam-Versender. E-Mail-Anbieter würden solche Nachrichten sofort als verdächtig einstufen. Die Trennung von technischem Absender (noreply@psido.at) und Reply-To-Adresse (Ihre E-Mail) ist ein bewährter Industriestandard, den seriöse Dienste weltweit einsetzen.

Warum landen E-Mails im Spam?#

Spam-Filter arbeiten mit verschiedenen Methoden, um unerwünschte E-Mails herauszufiltern. Es gibt zwei grundlegende Ansätze:

Technische Prüfung#

Psido verwendet zwei bewährte Sicherheitsstandards, um sicherzustellen, dass unsere E-Mails als vertrauenswürdig erkannt werden:

• SPF (Sender Policy Framework): Damit teilen wir dem E-Mail-System der EmpfängerIn mit, dass unsere Server berechtigt sind, E-Mails für Psido zu versenden. Es ist wie eine Absender-Bestätigung.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Jede E-Mail wird mit einer digitalen Unterschrift versehen. Der empfangende Server kann damit prüfen, ob die E-Mail tatsächlich von uns stammt und unterwegs nicht verändert wurde.

Wir setzen beide Standards korrekt ein. E-Mail-Anbieter, die diese Prüfungen berücksichtigen, erkennen unsere E-Mails als sicher und vertrauenswürdig.

E-Mail Weiterleitung Ihrer PatientInnen#

Wenn Ihre PatientInnen E-Mail-Weiterleitungen nutzen (z. B. eine Uni-Adresse, die auf ein privates GMail-Konto weiterleitet), werden unsere Sicherheitsmerkmale – insbesondere SPF – oft ungültig.

Der Grund: Der weiterleitende Server versendet die E-Mail erneut, ist aber technisch nicht berechtigt, im Namen von Psido zu senden. Für den endgültigen Empfänger sieht die E-Mail dann so aus, als käme sie von einem unberechtigten Absender, und sie landet im Spam-Ordner.

Wir empfehlen daher dringend, dass Ihre PatientInnen immer jene E-Mail-Adresse angeben, bei der die Nachrichten am Ende auch tatsächlich liegen, und keine reinen Weiterleitungsadressen.

Das gleiche gilt natürlich auch für Ihre E-Mail Adresse.

Inhaltsbasierte Filter#

Manche Spam-Filter ignorieren diese technischen Standards leider und bewerten stattdessen nur den Inhalt der E-Mail. Kurze E-Mails mit wenig Text werden dabei häufiger als Spam eingestuft, weil sie ähnlich aussehen wie typische Spam-Nachrichten.

Dagegen können wir technisch leider wenig tun.

Was Sie selbst tun können#

Wenn Ihre E-Mails im Spam landen, hilft es oft, mehr Text in Ihre E-Mails zu schreiben. Das bedeutet nicht, dass Sie eine lange Signatur anhängen sollen – vielmehr geht es darum, im eigentlichen E-Mail-Text ausführlicher zu formulieren.

Beispiele#

Statt einer kurzen Nachricht wie:

Ihr Termin ist am Montag um 14:00.

Schreiben Sie lieber etwas ausführlicher:

Guten Tag! Ich möchte Sie an Ihren bevorstehenden Termin am Montag um 14:00 Uhr erinnern. Bitte geben Sie mir Bescheid, falls Sie den Termin nicht wahrnehmen können, damit wir gemeinsam einen neuen Termin finden. Falls Sie Fragen zur Vorbereitung auf die Sitzung haben, können Sie mich jederzeit kontaktieren. Ich freue mich auf unser Gespräch!

Oder statt:

Anbei Ihre Honorarnote.

Besser:

Guten Tag! Im Anhang finden Sie Ihre Honorarnote für die letzte Sitzung. Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das angegebene Konto. Bei Fragen zur Rechnung oder falls Sie eine Ratenzahlung vereinbaren möchten, können Sie sich jederzeit bei mir melden. Vielen Dank und herzliche Grüße!

Längere, natürlich formulierte Texte werden von inhaltsbasierten Spam-Filtern deutlich seltener als Spam eingestuft. Ein paar freundliche Sätze mehr können also schon den Unterschied machen.

Ihre E-Mail Vorlagen können Sie sich unter Einstellungen > Profil selbst konfigurieren.

Details zu individuellen E-Mail-Einstellungen pro PatientIn finden Sie hier: Individuelle E-Mail-Einstellungen pro PatientIn.