Bankzugang

Was ist Open Banking?#

Open Banking ermöglicht es Drittanbietern, mit Ihrer Zustimmung auf Ihre Bankdaten zuzugreifen. Dies geschieht über sichere, standardisierte Schnittstellen (APIs), die von Banken bereitgestellt werden. In der EU ist dies durch die Zahlungsdiensterichtlinie PSD2 reguliert.

Psido nutzt Open Banking, um Ihre Kontoumsätze abzurufen und automatisch mit offenen Rechnungen abzugleichen. So werden überwiesene Rechnungsbeträge automatisch in Psido als bezahlt markiert. Darüber hinaus kann Psido aus Ihren Banktransaktionen automatisch Ausgaben und Zusatzeinnahmen erstellen.

Diese Funktion ist in Psido ohne Zusatzkosten enthalten.

Bankzugang einrichten#

Klicken Sie auf Einstellungen > Bankzugang.
Klicken Sie auf Bankzugang bei BanksAPI hinzufügen und mit Psido verbinden.
Sie werden zur BanksAPI-Webseite weitergeleitet, wo Sie Ihre Bank nach BIC oder Bezeichnung suchen können.
Abhängig von Ihrer Bank müssen Sie jetzt Verfügernummer bereithalten. Als PIN können Sie einen beliebigen wählen, es muss nicht der PIN Ihrer Bank sein.
Sie werden dann höchstwahrscheinlich zu Ihrer Bank weitergeleitet, um den Vorgang abzuschließen.

Wenn der Vorgang erfolgreich war, werden Sie zu Psido zurückgeleitet und sehen Ihr Konto aufgelistet. Sie können nun auf Jetzt synchronisieren klicken, um sofort die Umsätze der letzten 14 Tage mit den offenen Rechnungen in Psido abzugleichen.

Ein Klick auf Umsätze anzeigen zeigt Ihnen, ob die Verbindung zu Ihrer Bank geklappt hat.

Falls Sie mehrere Konten haben, können Sie auch mehrere Konten oder Banken hinzufügen.

Neuanmeldung alle 180 Tage#

Aus Sicherheitsgründen müssen Sie sich alle 180 Tage neu bei Ihrer Bank anmelden. Sie bekommen von Psido eine E-Mail, die Sie daran erinnert, sobald die Verbindung von Ihrer Bank getrennt wurde. Das kann unter Umständen auch vor den 180 Tagen sein und kommt auf Ihre Bank an.

Aus Sicherheitsgründen gibt es in der E-Mail von uns keine direkten Links, sondern Sie müssen Psido selbst öffnen und wieder auf Einstellungen > Bankzugang klicken, und sich dort neu anmelden. Der Vorgang ist ähnlich wie bei der ursprünglichen Einrichtung, nur dass Sie die Bank nicht mehr aussuchen müssen.

Wichtig zu wissen#

Psido verwendet BanksAPI als Open-Banking-Dienstleister. BanksAPI erfüllt die strengen gesetzlichen Sicherheitsstandards und besitzt die verpflichtenden Lizenzen für Open Banking. Mehr dazu finden Sie auf https://banksapi.de/reg-protect/.
Psido kann nur lesend auf Ihre Bankkonten zugreifen, um Ihre Einnahmen abzugleichen.
Psido speichert Ihre Bankzugangsdaten nicht. Ihre Zugangsdaten werden verschlüsselt an BanksAPI übermittelt und dort verarbeitet. Wir speichern nur zu Ihrem Benutzernamen ein zusätzliches verschlüsseltes Kennwort für BanksAPI, damit wir auf BanksAPI zugreifen können, aber nie direkt auf Ihre Bank.
Wir greifen lediglich lesend auf Ihre Kontoumsätze zu und haben keine Rechte, diese zu verändern. Psido speichert Ihre Kontoumsätze nicht. Dieser Punkt ist eine Wiederholung, aber er ist so wichtig, dass wir ihn lieber zweimal erwähnen.
Sie können Ihre Bankzugänge jederzeit wieder entfernen. Dabei werden diese auch bei BanksAPI gelöscht.

Automatischer Abgleich#

Klicken Sie auf Finanzen > Einnahmen. Dort finden Sie links oben einen Knopf mit der Aufschrift Banküberweisungen. Klicken Sie auf Synchronisieren. Ein kleines Popup informiert Sie über die gefundenen Überweisungen.

Die Synchronisation mit Ihren Bankkonten erfolgt einmal täglich. Aktuelle Umsätze erscheinen daher mit einer kurzen Verzögerung in Psido.

Die abgerufenen Umsätze werden mit offenen Rechnungen verglichen. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung als bezahlt markiert und das Zahldatum automatisch eingetragen.

Wurde eine Rechnung durch einen automatischen Bankabgleich als bezahlt markiert, erscheint in der Einnahmenübersicht (Finanzen > Einnahmen) ein Banksymbol neben der jeweiligen Rechnung. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen automatisch abgeglichen wurden.

Sollte eine Patient:in keine Rechnungsnummer bei der Überweisung angeben, können die Umsätze eventuell nicht automatisch zugeordnet werden. Es ist also möglich, dass eine Rechnung als nicht bezahlt aufscheint, weil diese nicht zugeordnet werden konnte. In diesem Fall macht Psido einen Vorschlag, aber Sie müssen die Zahlung aktiv bestätigen.
Sie können dieses Verhalten ändern, indem Sie die Einstellung Überweisungen auch anhand des Namens zuordnen aktivieren (siehe Namensbasierte Zuordnung).

Probleme mit dem Bankzugang beheben#

Falls die Synchronisation mit Ihrer Bank nicht mehr funktioniert oder Umsätze nicht korrekt abgerufen werden, kann es helfen, den Bankzugang zu löschen und neu einzurichten:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Bankzugang.
Löschen Sie den bestehenden Bankzugang.
Richten Sie den Bankzugang wie unter Bankzugang einrichten beschrieben neu ein.

Durch das Neueinrichten wird die Verbindung zu BanksAPI vollständig zurückgesetzt. Die bisherigen Abgleichsdaten in Psido bleiben erhalten.

Wie funktioniert das?#

Sie autorisieren BanksAPI, dass dieser Dienstleister lesend auf Ihr Konto zuzugreifen darf. Psido erstellt für Sie einen Benutzer bei BanksAPI. Mit diesem Benutzer können wir die Umsätze Ihres Kontos abfragen.

Wenn Sie den Slider für Banküberweisungen im Hintergrund mit Rechnungen abgleichen aktivieren, gleichen wir die Daten automatisch mit Ihrer Bank ab, ohne dass Sie aktiv etwas tun müssen.

Wir fragen also bei BanksAPI nach: „Bitte zeige uns die Umsätze der letzten 14 Tage." BanksAPI antwortet mit einer Liste von Umsätzen. Diese rufen wir ab, vergleichen sie mit Ihren offenen Rechnungen und löschen die Daten sofort wieder. Die Daten werden nirgends dauerhaft gespeichert, sondern befinden sich nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher.

Abgleichsalgorithmus#

Folgende Kriterien verwenden wir, um eine Zahlung einer offenen Rechnung zuzuordnen:

Der überwiesene Betrag muss mit dem offenen Betrag Ihrer Rechnung übereinstimmen.
Die Rechnungsnummer muss im Verwendungszweck enthalten sein. Rechnungsnummern wie 15/26 oder 15 / 26 (mit Leerzeichen) werden erkannt.
Die Überweisung liegt nicht länger als 14 Tage in der Vergangenheit.

Wenn diese zwei Kriterien erfüllt sind, wird Psido die Rechnung als bezahlt markieren.

Finden wir keine Rechnungsnummer, prüfen wir, ob wir eine offene Rechnung mit demselben Betrag finden, bei der der Name der Patient:in im Überweisungstext (Name des Auftraggebers) vorkommt.

In der Liste Ihrer Einnahmen (Finanzen > Einnahmen) wird bei solchen Rechnungen ein Lupen-Symbol angezeigt. Dies signalisiert Ihnen, dass Psido einen möglichen Match gefunden hat.

Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren oder die Rechnung öffnen, sehen Sie den Vorschlag von Psido. Sie können diesen Vorschlag dann mit einem Klick bestätigen und die Rechnung als bezahlt markieren.

Namensbasierte Zuordnung#

Standardmäßig zeigt Psido bei namensbasierten Treffern nur einen Vorschlag an, den Sie manuell bestätigen müssen. Wenn Sie möchten, dass Psido Überweisungen auch automatisch anhand des Namens und Betrags zuordnet, können Sie die Einstellung Überweisungen auch anhand des Namens zuordnen unter Einstellungen > Bankzugang aktivieren.

Dabei wird eine Überweisung automatisch als bezahlt markiert, wenn der Name der Patient:in im Absender der Überweisung enthalten ist und der Betrag mit einer offenen Rechnung übereinstimmt.

Diese Zuordnung ist weniger zuverlässig als die Zuordnung über die Rechnungsnummer. Wenn eine Patient:in mehrere offene Rechnungen mit demselben Betrag hat, kann Psido nicht unterscheiden, welche Rechnung gemeint ist. Verwenden Sie diese Einstellung nur, wenn Ihre Patient:innen in der Regel nur eine offene Rechnung gleichzeitig haben.

Oft haben Patient:innen einen zweiten Vornamen oder einen Doppelnamen, die bei einer Banküberweisung mitangegeben werden, aber eventuell nicht in Psido vorhanden sind. Daher suchen wir nur nach Vorname und Nachname im Namen des Auftraggebers und verlangen keine exakte Übereinstimmung.
Die Namenssuche unterscheidet dabei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Wird der Name bei einer Banküberweisung z. B. vollständig in Großbuchstaben übermittelt, wird er dennoch korrekt erkannt.
Sind im Absendernamen akademische Titel enthalten, die in Psido nicht (oder bereits) eingetragen sind, hat das keinen Einfluss auf den Abgleich. Psido prüft ausschließlich, ob Vorname und Nachname aus Psido im Absender-Name der Überweisung enthalten sind.
Unsere Empfehlung für einen korrekten und einfachen automatisierten Zahlungsabgleich: Bitte motivieren Sie Ihre Patient:innen, den QR-Code bei der Überweisung zu verwenden. Dann gibt es wenig Raum für Fehler.

Wenn jemand anderes die Rechnung bezahlt#

Wenn nicht die Patient:in selbst, sondern eine andere Person die Rechnung überweist (z. B. ein Familienmitglied), kann der automatische Abgleich die Zahlung nicht zuordnen — weil der Name der überweisenden Person nicht mit der Patient:in übereinstimmt.

In diesem Fall können Sie die Rechnung manuell als bezahlt markieren: Klicken Sie bei der Patient:in auf die drei Punkte neben der betroffenen Rechnung und wählen Sie Als bezahlt markieren. Sie müssen dafür nicht die Rechnung einzeln öffnen.

Warum reichen Name oder IBAN und Betrag alleine nicht für eine eindeutige Zuordnung aus?#

Auf den ersten Blick scheint es naheliegend, Zahlungen einfach anhand des Namens der überweisenden Person oder der IBAN zuzuordnen. In der Praxis funktioniert das leider nicht zuverlässig. Das Problem: Wenn eine Patient:in zwei Überweisungen ohne Rechnungsnummer in kurzer Zeit tätigt, kann Psido nicht unterscheiden, welche Rechnung gemeint ist.

Ein Beispiel:

Patient:in Müller hat letzte Woche Rechnung Nr. 32 über € 120,– erhalten, diese aber vergessen zu bezahlen. Diese Woche stellen Sie eine neue Rechnung Nr. 37 aus – ebenfalls über € 120,–. Die Patient:in bezahlt nun eine der beiden Rechnungen per Überweisung, ohne die Rechnungsnummer anzugeben.

Psido sieht jetzt: Eine Überweisung von Frau Müller über € 120,–. Aber welche Rechnung ist damit bezahlt – Nr. 32 oder Nr. 37? Es gibt keine Möglichkeit, das automatisch herauszufinden. Weder der Name, noch die IBAN, noch der Betrag helfen bei der Zuordnung, weil alle diese Werte für beide Rechnungen identisch sind.

Deshalb kann Psido in solchen Fällen nur einen Vorschlag machen und Sie müssen die Zuordnung selbst bestätigen.

Ausgaben und Zusatzeinnahmen automatisch erstellen#

Psido kann aus Ihren Banktransaktionen automatisch Ausgaben und Zusatzeinnahmen erstellen. So sparen Sie sich die manuelle Eingabe und haben Ihre Finanzen immer im Blick.

Einrichtung#

Navigieren Sie zu Einstellungen > Bankzugang. Dort finden Sie folgende Optionen:

Ausgaben automatisch aus Banküberweisungen erstellen – Negative Banktransaktionen (Abbuchungen), die keiner bestehenden Rechnung zugeordnet werden können, werden automatisch als Ausgabe erfasst.
Zusatzeinnahmen automatisch aus Banküberweisungen erstellen – Positive Banktransaktionen (Gutschriften), die keiner offenen Rechnung zugeordnet werden können, werden automatisch als Zusatzeinnahme erfasst.

Aktivieren Sie die gewünschten Optionen per Slider.

Wie funktioniert das?#

Bei jeder Synchronisation mit Ihrer Bank prüft Psido alle Transaktionen der letzten 14 Tage:

Zuerst wird versucht, die Transaktion einer offenen Rechnung zuzuordnen.
Kann keine Zuordnung hergestellt werden, wird je nach Einstellung automatisch eine Ausgabe oder Zusatzeinnahme erstellt.

Bei Ausgaben übernimmt Psido folgende Daten aus der Banktransaktion:

Betrag – der Transaktionsbetrag
Datum – das Buchungsdatum
Beschreibung – der Verwendungszweck oder der Name des Senders
Kommentar – der Name des Senders
Kategorie – Psido versucht, die Kategorie automatisch zuzuweisen, indem es nach ähnlichen Ausgaben der letzten 60 Tage sucht.

Bei Zusatzeinnahmen werden Betrag, Datum und Beschreibung übernommen. Die Zusatzeinnahme wird automatisch als bezahlt markiert.

Jede Banktransaktion wird nur einmal verarbeitet. Psido merkt sich bereits verarbeitete Transaktionen und erstellt keine doppelten Einträge.

Erkennung in der Übersicht#

Ausgaben und Zusatzeinnahmen, die automatisch aus Banktransaktionen erstellt wurden, sind in den jeweiligen Übersichten (Finanzen > Ausgaben bzw. Finanzen > Zusatzeinnahmen) mit einem Banksymbol gekennzeichnet. Wenn Sie einen solchen Eintrag öffnen, sehen Sie ebenfalls einen Hinweis, dass dieser automatisch aus einer Banktransaktion erstellt wurde.

So können Sie automatisch erstellte Einträge jederzeit überprüfen und bei Bedarf anpassen – etwa die Kategorie einer Ausgabe ändern oder die Beschreibung ergänzen.