Profil#

Klicken Sie oben im Menü auf Einstellungen > Profil. Hier können Sie festlegen, wie Sie mit Ihren PatientInnen kommunizieren. Hier können Sie Ihre E-Mail-Adresse und E-Mail-Inhalte erstellen, wenn Sie Rechnungen oder Berichte an Ihre PatientInnen senden. Sie können hier eine andere E-Mail-Adresse verwenden; diese muss nicht mit Ihrer Konto-Adresse von Psido übereinstimmen (die Konto-Adresse ist die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Psido anmelden).

Wichtig zu wissen ist, dass Psido aus technischen Gründen nie direkt von Ihrer E-Mail-Adresse versenden kann. Stattdessen verwenden wir unsere eigene E-Mail-Adresse und setzen ein Feld in der E-Mail namens Reply-To. Dieses Feld bewirkt, dass Ihre PatientInnen direkt an Ihre im Profil gesetzte Adresse antworten können.

Doppelklicken, um den vorgeschlagenen Text zu übernehmen#

Die im Profil konfigurierbaren Texte für Korrespondenzen mit Ihren PatientInnen sind teilweise lang und kompliziert. Sie können diese Felder doppelklicken, um den vorgeschlagenen Text zu übernehmen und auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Rechnungsnummerierung#

Ihre Rechnungsnummern können entweder aufsteigend nummeriert werden oder in einem Datumsformat.

Datumsgebundene Nummerierung#

Beim Datumsformat wird zuerst die Jahreszahl vorangestellt, dann der Monat, dann der Tag und dann eine zweistellige laufende Nummer - z. B. 2022110301 für das Jahr 2022, den Monat 11 und den Tag 03. Danach folgt die zweistellige laufende Nummer, beginnend mit 01. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr als 99 Rechnungen pro Tag mit dieser Methode ausstellen können.

Beispiel: Die dritte Rechnung am 15.3.2025 würde die Rechnungsnummer 2025031503 bekommen.

Aufsteigende Nummerierung#

Bei der aufsteigenden Nummerierung können Sie die Startzahl selbst festlegen und Psido wird jede neu erstellte Rechnung mit der nächsten verfügbaren Nummer nummerieren.

Falls Sie eine oder mehrere Rechnungsnummern überspringen wollen, können Sie die Startnummer für Rechnungen auf einen beliebigen höheren Wert setzen. Die nächste Rechnung wird den dort eingestellten Wert haben, und alle weiteren Rechnungen werden von diesem Wert wieder hochzählen.

Sie haben auch die Möglichkeit, eine aufsteigende Nummerierung mit Jahreszahl zu wählen. Dabei wird Ihre Rechnungsnummer aufsteigend hochgezählt, und die letzten zwei Stellen der aktuellen Jahreszahl werden angehängt. Für Ihre 123. Rechnung im Jahr 2024 würde die Rechnungsnummer dann also 123/24 lauten.

Wichtig: Wenn ein neues Kalenderjahr beginnt, wird die aufsteigende Nummerierung mit Jahreszahl nicht zurückgesetzt. Wenn zum Beispiel Ihre letzte Rechnungsnummer im Jahr 2024 123/24 ist, wird die nächste Rechnungsnummer im Jahr 2025 124/25 sein.

Wenn Sie die Nummern pro Jahr nummerieren wollen, empfiehlt sich die datumsgebundene Nummerierung.

Versand per E-Mail von Rechnungen, Mahnungen oder Berichten#

Wenn Sie Rechnungen, Mahnungen oder Berichte per E-Mail an Ihre PatientInnen direkt von Psido versenden, dann können Sie den Text dafür in Ihrem Profil anpassen. Psido erlaubt Ihnen, vorgefertigten Text für solche E-Mails zu speichern.

Navigieren Sie dafür zu Ihrem Profil unter Einstellungen > Profil. In Ihrem Profil wählen Sie einen der Punkte für Rechnungen, Mahnungen oder Berichte aus. Dort können Sie den Inhalt dieser Mails anpassen.

Variablen#

Wenn Sie im E-Mail-Betreff unter Rechnungen oder Mahnungen den Text %d verwenden, wird diese Zeichenfolge im Betreff durch die jeweilige Rechnungsnummer ersetzt. Die Zeichenfolge %s im Text der Rechnung oder Mahnung wird durch den vollen Namen der PatientIn ersetzt. Wir empfehlen Ihnen, anstatt %s die Anredeformen und Variablen zu verwenden, wo Sie mehr Kontrolle über die direkte Anrede haben.

Ein ausgefülltes Beispiel sehen Sie im Screenshot ganz oben auf dieser Seite.

Ausfüllhilfe#

Sie können Ihrer PatientIn eine E-Mail senden, in der Sie sie bitten, ihre Daten zu aktualisieren. Ihre PatientIn bekommt mit diesem Link Zugriff auf einen geschützten Bereich in Psido (außerhalb Ihres Zugangs) und kann ihre Kontaktdaten aktualisieren. Sobald Ihre PatientIn die Daten gespeichert hat, sind sie sofort für Sie einsehbar. Sie bekommen keine Benachrichtigung, wenn Ihre PatientIn die Daten aktualisiert hat.

Die Daten werden dann automatisch in Psido aktualisiert. Im Profil können Sie den Betreff und den Text dieser E-Mail festlegen. Wenn Sie diese Felder frei lassen, wird ein nicht personalisierter Standardtext verwendet (nicht empfohlen).

Sie können mehr dazu unter PatientInnen nachlesen.

Im E-Mail-Text der Ausfüllhilfe können Sie zweimal das Sonderzeichen %s verwenden. Das erste %s wird durch den vollen Namen der PatientIn ersetzt, das zweite %s wird durch den Link ersetzt, auf den die PatientIn klicken kann, um die Daten zu vervollständigen.

Falls Sie statt dem ersten %s keinen Namen der PatientIn in der E-Mail verwenden wollen oder stattdessen die Anredeformen und Variablen verwenden, können Sie auch nur ein einziges %s einsetzen, das von Psido durch den Link zur Ausfüllhilfe ersetzt wird.

Datenschutz#

Sie können die Ausfüllhilfe verwenden, um Ihren PatientInnen Ihre eigene Datenschutzvereinbarung zu präsentieren.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Die obigen Datenschutzbestimmungen für meine PatientInnen aktivieren anhaken, bekommen alle PatientInnen, deren Daten Sie zukünftig mit der oben genannten Ausfüllhilfe erfassen lassen, auch Ihre Datenschutzvereinbarung präsentiert.

Die PatientInnen müssen mit einem Klick auf Ich habe die Datenschutzbestimmungen gelesen und akzeptiert Ihrer Datenschutzvereinbarung aktiv zustimmen. Ohne Zustimmung können die PatientInnendaten nicht aktualisiert werden.

Sobald eine PatientIn die Datenschutzvereinbarung akzeptiert hat, scheint diese Information unter Mehr Details zum/zur PatientIn bei den PatientInnendaten auf.

Mehr Informationen zum Datenschutz unter Psido finden Sie unter Datenschutz.

Sie können Ihre Datenschutzvereinbarung mit sehr einfachen Markierungen versehen, um Ihre Texte zu formatieren.

• Wenn Sie einer Zeile das Zeichen # voranstellen, schreiben Sie eine Überschrift.
• Wenn Sie einer Zeile die Zeichen ## voranstellen, schreiben Sie eine Unterüberschrift.
• Wenn Sie eine Zeile mit einem * starten, erstellen Sie eine Auflistung (ohne Nummerierung)
• Jede weitere Zeile, die mit einem * startet, stellt eine weitere Auflistung dar.
• Wenn Sie ein oder mehrere Wörter mit ** umschließen, wird es fett geschrieben - z. B.: **fett gedruckter Text**
• Wenn Sie ein oder mehrere Wörter mit * umschließen, wird es kursiv geschrieben - z. B.: *kursiv gedruckter Text*

Anbei ein Beispiel, wie Ihrer PatientIn diese Datenschutzvereinbarung präsentiert wird:

Signatur#

Sie können eine einheitliche Signatur für alle ausgehenden E-Mails unter Extras > Profil > Signatur einstellen.
Die Signatur wird automatisch an alle E-Mails angehängt.

In der Signatur können Sie die unten genannten Anredeformen verwenden. Das bedeutet, dass Sie zum Beispiel unterschiedliche Grußformen am Ende jeder E-Mail senden können, abhängig davon, ob Sie mit Ihrer PatientIn per Sie oder per Du sind.

Ein Beispiel:

%{Liebe Grüße;Mit freundlichen Grüßen}, %{Max;Max Mustermann}

Diese Signatur sendet an PatientInnen, mit denen Sie per Du sind: Liebe Grüße, Max. Sind Sie mit der PatientIn per Sie, bekommt diese Mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann zu lesen.

Leider können wir noch keine Bilder, Formatierungen oder sonstige Grafiken in Ihrer Signatur verarbeiten.

Anredeformen#

Psido ermöglicht die automatische Personalisierung und geschlechtsspezifische Anpassung von E-Mail-Texten. Das System unterstützt sowohl einfache Variablenersetzung als auch komplexe Anredeformen.

Da Sie das Geschlecht bei der PatientIn hinterlegen und optional bestimmen, ob Sie mit der PatientIn per Du sind, können wir die Kommunikation mit der PatientIn persönlicher gestalten.

Das ${anrede} Makro - Die einfachste Form#

Das ${anrede} Makro ist die einfachste Möglichkeit, eine korrekte, personalisierte Anrede in Ihre Texte einzufügen.

Beispiel:

${anrede},

Im Anhang befindet sich die Honorarnote 15.

Wird automatisch ersetzt zu:

Erweiterte Anredemuster#

Für komplexere Anreden verwenden Sie das Format %{Du-Form;Sie-Form}.

Einfache Anredemuster#

Syntax: %{du-form;sie-form}

Beispiele:

%{du kannst;Sie können} den Termin verschieben.
%{dein;Ihr} Termin wurde bestätigt.
%{herzlichen Dank;vielen Dank} für Ihr Vertrauen.

Geschlechtsspezifische Anredemuster#

Sie können das Anredemuster von oben auch erweitern, indem Sie zwischen männlich, weiblich und divers unterscheiden:

Syntax: %{du-form-männlich|du-form-weiblich|du-form-divers;sie-form-männlich|sie-form-weiblich|sie-form-divers}

Beispiel:

%{Lieber|Liebe|Hallo;Sehr geehrter Herr|Sehr geehrte Frau|Guten Tag}

Sie müssen entweder ein Element oder drei Elemente in der geschlechtsspezifischen Anrede definieren, zwei Elemente sind ungültig. Also entweder %{du;Sie} oder %{liebe|lieber|hallo;sehr geehrter|sehr geehrte|guten Tag}. Formen mit 2 Elementen wie %{liebe|lieber;sehr geehrter|sehr geehrte} sind ungültig und führen zu einem Fehler bei der E-Mail-Erstellung.

Einfache Variablenersetzung#

Verwenden Sie ${variablenname}, um PatientInnendaten in Ihre Texte einzufügen.

Verfügbare Standard-Variablen:#

Beispiel:

${anrede},

Ich bestätige %{deinen;Ihren} Termin!
Grüße nach ${ort}!

Ergebnis:

Liebe Maria,

Ich bestätige deinen Termin!
Grüße nach Musterhausen!

Die sehr komplexe Variante#

Sie können Variablen und Anredeformen kombinieren. Das ${anrede}-Makro zum Beispiel sieht im Hintergrund so aus:

%{Lieber|Liebe|Hallo;Sehr geehrter Herr|Sehr geehrte Frau|Guten Tag}%{ ${vorname}; ${nachname}| ${nachname}| ${vorname} ${nachname}}

Hier wird bei der Anrede abhängig vom Geschlecht und dem Fakt, ob Sie per Du oder per Sie mit der Person sind, unterschieden, ob wir die Person nur mit Vornamen, nur mit Nachnamen oder mit vollem Namen ansprechen. Sollten wir weder Vornamen noch Nachnamen der Person wissen, so verwendet Psido die diverse Sie-Form, d. h. Psido schreibt nur Guten Tag.

Kombinierte Beispiele#

Vollständige E-Mail-Vorlage#

${anrede},

%{dein|;Ihr} Termin am 15.03.2024 wurde bestätigt.

Bitte %{komme;kommen Sie} pünktlich zum Termin.

%{Liebe Grüße|Liebe Grüße|Herzliche Grüße;Mit freundlichen Grüßen}

Automatische Anredeerkennung#

Psido bestimmt die korrekte Anredeform automatisch basierend auf:

• Formalität: Unter Sonstiges können Sie bei der PatientIn definieren, ob Sie mit der Person per “Du” sind. Standardmäßig ist Psido per Sie mit Ihrer PatientIn.
• Geschlecht: Das Geschlecht-Feld der PatientIn bestimmt die geschlechtsspezifische Form
  • "Männlich" → Maskuline Formen
  • "Weiblich" → Feminine Formen
  • "Divers" → Neutrale/diverse Formen

Wenn Sie kein Geschlecht definieren, verwendet Psido die diverse Form.

SMS Erinnerung#

Wenn Sie die Kalenderintegration verwenden, dann kann Psido Terminerinnerungen nicht nur per E-Mail, sondern auch per SMS an Ihre PatientInnen versenden. Die Textvorlage dafür finden Sie unter Einstellungen > Profil.

Um eine SMS an eine PatientIn zu versenden, klicken Sie dafür einfach das Kontrollkästchen SMS neben der Telefonnummer der PatientIn.

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie den Kalender verwenden.

Die Erinnerung wird standardmäßig 2 Werktage vorm Termin ausgesendet. Das kann man unter Einstellungen > Profil > Kalenderbenachrichtigungen > Erinnerung aussenden umstellen.

Wir behalten uns vor, ein gewisses monatliches Kontingent für SMS für Sie zu reservieren. Sollten Sie dieses Kontingent aufbrauchen, stellen wir in diesem Monat keine SMS mehr zu.