Profil#

Klicken Sie oben im Menü auf Einstellungen > Profil. Hier können Sie festlegen, wie Sie mit Ihren Patient:innen kommunizieren. Hier können Sie Ihre E-Mail-Adresse und E-Mail-Inhalte erstellen, wenn Sie Rechnungen oder Berichte an Ihre Patient:innen senden. Sie können hier eine andere E-Mail-Adresse verwenden; diese muss nicht mit Ihrer Konto-Adresse von Psido übereinstimmen (die Konto-Adresse ist die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Psido anmelden).

Wichtig zu wissen ist, dass Psido aus technischen Gründen nie direkt von Ihrer E-Mail-Adresse versenden kann. Stattdessen verwenden wir unsere eigene E-Mail-Adresse und setzen ein Feld in der E-Mail namens Reply-To. Dieses Feld bewirkt, dass Ihre Patient:innen direkt an Ihre im Profil gesetzte Adresse antworten können.

Mehr Informationen wie wir E-Mails versenden können Sie in der E-Mail Sektion nachlesen.

Doppelklicken, um den vorgeschlagenen Text zu übernehmen#

Die im Profil konfigurierbaren Texte für Korrespondenzen mit Ihren Patient:innen sind teilweise lang und kompliziert. Sie können diese Felder doppelklicken, um den vorgeschlagenen Text zu übernehmen und auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.

1. Ihre Kontaktdaten und Rechnungsnummerierung#

In diesem ersten Schritt erfassen Sie Ihre persönlichen Daten und legen fest, wie Ihre Rechnungen nummeriert werden sollen.

Rechnungsnummerierung#

Ihre Rechnungsnummern können entweder aufsteigend nummeriert werden oder in einem Datumsformat.

Datumsgebundene Nummerierung#

Beim Datumsformat wird zuerst die Jahreszahl vorangestellt, dann der Monat, dann der Tag und dann eine zweistellige laufende Nummer - z. B. 2022110301 für das Jahr 2022, den Monat 11 und den Tag 03. Danach folgt die zweistellige laufende Nummer, beginnend mit 01. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr als 99 Rechnungen pro Tag mit dieser Methode ausstellen können.

Beispiel: Die dritte Rechnung am 15.3.2025 würde die Rechnungsnummer 2025031503 bekommen.

Aufsteigende Nummerierung#

Bei der aufsteigenden Nummerierung können Sie die Startzahl selbst festlegen und Psido wird jede neu erstellte Rechnung mit der nächsten verfügbaren Nummer nummerieren.

Falls Sie eine oder mehrere Rechnungsnummern überspringen wollen, können Sie die Startnummer für Rechnungen auf einen beliebigen höheren Wert setzen. Die nächste Rechnung wird den dort eingestellten Wert haben, und alle weiteren Rechnungen werden von diesem Wert wieder hochzählen.

Aufsteigende Nummerierung mit Jahreszahl#

Sie haben auch die Möglichkeit, eine aufsteigende Nummerierung mit Jahreszahl zu wählen. Dabei wird Ihre Rechnungsnummer aufsteigend hochgezählt, und die letzten zwei Stellen der aktuellen Jahreszahl werden angehängt. Für Ihre 123. Rechnung im Jahr 2024 würde die Rechnungsnummer dann also 123/24 lauten.

Wichtig: Wenn ein neues Kalenderjahr beginnt, wird die aufsteigende Nummerierung mit Jahreszahl zurückgesetzt. Wenn zum Beispiel Ihre letzte Rechnungsnummer im Jahr 2025 123/25 ist, wird die nächste Rechnungsnummer im Jahr 2026 1/26 sein.

Persönliche Daten#

• Ihr Voller Name: Dieser Name wird bei Ihren E-Mails als Absendername verwendet.
• Ihre Mail Adresse: Von dieser E-Mail-Adresse bekommen Ihre Patient:innen Rechnungen, Mahnungen und Berichte.
• Adresse: Geben Sie hier die Adresse Ihrer Praxis an (Straße, PLZ, Stadt).

Name oder Adresse ändern#

Wenn sich Ihr Name ändert (z. B. durch Heirat), müssen Sie die Änderung an vier Stellen in Psido durchführen:

1. Einstellungen > Profil – Absendername für E-Mails
2. Einstellungen > Mein Konto – Ihre Rechnungsadresse bei Psido
3. Extras > Vorlagen > Rechnungsvorlagen – Name und Adresse auf Ihren Rechnungen
4. Extras > Vorlagen > Berichtsvorlagen – Name und Adresse auf Ihren Berichten

Vergessen Sie keine der vier Stellen, da sich Ihr Name sonst nicht überall konsistent ändert.

Praxisbezeichnung auf Rechnungen ändern: Das Feld „Ihr Voller Name" betrifft nur den Absendernamen bei E-Mails. Wenn Sie den Namen oder die Bezeichnung ändern möchten, der auf Ihren Rechnungen aufscheint, müssen Sie das in der jeweiligen Rechnungsvorlage unter Extras > Vorlagen > Rechnungsvorlagen erledigen.

2. Rechnungen#

Hier können Sie den Betreff und den Text für E-Mails festlegen, mit denen Sie Rechnungen versenden.

• Rechnungs E-Mail Betreff: Wenn Sie %d im Betreff verwenden, wird anstatt %d die Rechnungsnummer beim Versand eingefügt.
• Rechnung E-Mail Text: Hier können Sie den Begleittext zur Rechnung definieren.

Verwenden Sie Platzhalter wie ${anrede}, um die E-Mail zu personalisieren. Mehr dazu finden Sie unten im Abschnitt Anredeformen und Variablen.

3. Mahnungen#

Wenn Sie Mahnungen versenden, können Sie hier einen E-Mail Betreff und Text festlegen.

• Mahnung E-Mail Betreff: Auch hier wird %d durch die Rechnungsnummer ersetzt.
• Mahnung E-Mail Text: Der Text der Mahnung. Die Zeichenfolge %s wird durch den vollen Namen der Patient:in ersetzt, wir empfehlen jedoch die Verwendung von ${anrede}.

4. Berichte#

Wenn Sie Berichte (z.B. Zeitbestätigungen oder Rechnungsübersichten) erstellen, können Sie hier einen E-Mail Betreff und Text festlegen.

• Bericht E-Mail Betreff: z.B. “Bestätigung”.
• Bericht E-Mail Text: Der Begleittext für den Bericht.

5. Ausfüllhilfe und Datenschutz#

Ausfüllhilfe#

Sie können Ihrer Patient:in eine E-Mail senden, in der Sie sie bitten, ihre Daten zu aktualisieren. Ihre Patient:in bekommt mit diesem Link Zugriff auf einen geschützten Bereich in Psido (außerhalb Ihres Zugangs) und kann ihre Kontaktdaten aktualisieren. Sobald Ihre Patient:in die Daten gespeichert hat, sind sie sofort für Sie einsehbar.

Sie können mehr dazu unter Patient:innen nachlesen.

• Ausfüllhilfe E-Mail Betreff: Betreff der Einladungs-E-Mail.
• Ausfüllhilfe E-Mail Text: Ein %s wird durch den Link ersetzt, auf den die Patient:in klicken kann, um die Daten zu vervollständigen. Löschen Sie dieses nicht weg, sonst bekommt Ihre Patient:in keinen Link!

Datenschutz#

Sie können die Ausfüllhilfe verwenden, um Ihren Patient:innen Ihre eigene Datenschutzvereinbarung zu präsentieren.

• Datenschutzbestimmung für Patient:innen: Hier können Sie den Text Ihrer Datenschutzvereinbarung hinterlegen.
• Datenschutz aktivieren: Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird die Datenschutzvereinbarung Ihren Patient:innen angezeigt, wenn diese ihre Daten aktualisieren. Sie müssen der Vereinbarung zustimmen, um fortfahren zu können.

Mehr Informationen zum Datenschutz unter Psido finden Sie unter Datenschutz.

Sie können Ihre Datenschutzvereinbarung mit sehr einfachen Markierungen versehen, um Ihre Texte zu formatieren.

• Wenn Sie einer Zeile das Zeichen # voranstellen, schreiben Sie eine Überschrift.
• Wenn Sie einer Zeile die Zeichen ## voranstellen, schreiben Sie eine Unterüberschrift.
• Wenn Sie eine Zeile mit einem * starten, erstellen Sie eine Auflistung (ohne Nummerierung)
• Wenn Sie ein oder mehrere Wörter mit ** umschließen, wird es fett geschrieben.
• Wenn Sie ein oder mehrere Wörter mit * umschließen, wird es kursiv geschrieben.

6. Kalenderbenachrichtigungen#

Wenn Sie Psido mit Ihrem Google Kalender verbinden, können Sie automatische Benachrichtigungen an Ihre Patient:innen senden.

• Kalender E-Mails deaktivieren: Haken Sie dieses Feld an, wenn Sie keine automatischen E-Mails aus dem Kalender versenden wollen.

Kalenderbenachrichtigungen pro Patient:in oder Familie#

Zusätzlich zur globalen Einstellung können Sie Kalenderbenachrichtigungen individuell pro Patient:in oder Familie aktivieren bzw. deaktivieren. Dabei können Sie zwischen Kalendereinladungen und Terminerinnerungen unterscheiden.

Das ermöglicht zum Beispiel folgende Szenarien:

• Sie deaktivieren Kalender-E-Mails global und aktivieren sie gezielt nur für bestimmte Patient:innen.
• Sie aktivieren Kalender-E-Mails global und deaktivieren sie gezielt für bestimmte Patient:innen.

Diese Einstellung finden Sie in der jeweiligen Patientenkartei bzw. in der Familienansicht.

Sie können für folgende Ereignisse Betreff und Text definieren:

1. Kalender Erinnerung: Wird eine definierte Zeit vor dem Termin versendet.
   • Zeitpunkt: Sie können einstellen, wie viele Tage vor dem Termin die Erinnerung gesendet wird (Standard: 2 Werktage).
2. Termin Erstellung: Wird versendet, wenn Sie einen neuen Termin anlegen.
3. Termin Änderung: Wird versendet, wenn Sie einen bestehenden Termin verschieben.
4. Termin Absage: Wird versendet, wenn Sie einen Termin löschen.

Verfügbare Platzhalter für Kalender-E-Mails:

• ${termindatum}: Datum des Termins
• ${terminuhrzeit}: Uhrzeit des Termins
• ${terminbezeichnung}: Titel des Kalendereintrags

7. Unterschrift mit Stempel#

Sie können hier optional ein Bild Ihrer Unterschrift und Ihres Stempels hochladen.

• Dieses Bild kann beispielsweise für Anträge bei Versicherungen verwendet werden.
• Achten Sie darauf, dass Unterschrift und Stempel möglichst im Querformat vorliegen.
• Wichtig: Rechnungsvorlagen verwenden einen eigenen Stempel. Wenn Sie Ihre Unterschrift auf Rechnungen verwenden möchten, müssen Sie diese in den Rechnungsvorlagen separat hochladen. Das hat den Hintergrund, dass Sie pro Rechnungsvorlage möglicherweise einen individuellen Stempel wünschen.

Tipps zum Fotografieren von Unterschrift und Stempel#

1. Verwenden Sie ein weißes, unliniertes Blatt Papier und platzieren Sie dort Ihren Stempel und/oder Unterschrift.
2. Fotografieren Sie Ihre Unterschrift und/oder Ihren Stempel.
3. Verwenden Sie Bildbearbeitungssoftware, um die Bild-Datei zuzuschneiden.
4. Tipp: Um eventuelle Schatten oder Unreinheiten der Struktur des Papiers zu entfernen, können Sie die Belichtung (Exposure) stark erhöhen. Das geht sehr einfach mit diesem freien Online-Tool: https://imageonline.io/exposure/
5. Die Signatur-Datei darf nicht größer als 500KB sein. Sie können diese Dateigröße erzeugen, indem Sie die Breite der Unterschrift auf ca. 400 Pixel reduzieren. Das geht ebenfalls sehr einfach mit diesem freien Online-Tool: https://imageonline.io/resize-image/

Achten Sie darauf, dass der Hintergrund Ihres Bildes reinweiß ist. Ein leicht grauer oder gelblicher Hintergrund – der am Bildschirm kaum sichtbar ist – kann beim Drucken als sichtbares graues Rechteck erscheinen. Verwenden Sie das oben genannte Belichtungs-Tool, um den Hintergrund aufzuhellen.

8. E-Mail Anhänge#

Wenn Sie E-Mails mit sonstigen Anhängen an Ihre Patient:innen senden (die keine Rechnungen oder Berichte sind), können Sie hier den Standardtext festlegen.

• Platzhalter: Verwenden Sie ${dateiname}, um den Namen der angehängten Datei im Betreff oder Text einzufügen.

9. Geburtstag E-Mails#

Sie können Ihren Patient:innen automatisch Geburtstags-E-Mails senden lassen. Diese werden am Geburtstag der Patient:in versendet (aktivierbar unter Extras > Patient:innen > Geburtstags-E-Mails).

• Platzhalter: Zusätzlich zu den Standard-Variablen steht Ihnen hier ${age} zur Verfügung, um das erreichte Alter einzufügen (z.B. “zum 30. Geburtstag”).

10. Videoanrufe#

Psido sendet automatisch Videoanruf-Erinnerungen am Tag des Termins an Ihre Patient:innen, wenn es sich um einen Online-Termin handelt.

• Platzhalter: Verwenden Sie ${videolink}, um den Link zum Videoanruf einzufügen.

11. Dokumenten-Upload#

Wenn Sie bei einer Patient:in über Mehr Funktionen > Dokumente anfordern Unterlagen einholen, können Sie hier den E-Mail Betreff und Text für diese Anfrage festlegen.

• Dokumenten-Upload E-Mail Betreff: Betreff der Anfrage-E-Mail.
• Dokumenten-Upload E-Mail Text: Ein ${fileUploadLink} wird durch den sicheren Upload-Link ersetzt. Löschen Sie diese Variable nicht, sonst kann die Patient:in keine Dokumente hochladen.

Sie können mehr dazu unter Patient:innen nachlesen.

12. Signatur#

Sie können eine einheitliche Signatur für alle ausgehenden E-Mails einstellen. Diese Signatur wird automatisch an alle E-Mails angehängt, die Sie aus Psido versenden.

Ein Beispiel:

%{Liebe Grüße;Mit freundlichen Grüßen},
Max Mustermann

Leider können wir noch keine Bilder, Formatierungen oder sonstige Grafiken in Ihrer Signatur verarbeiten.

13. SMS Benachrichtigungen#

Wenn Sie die Kalenderintegration verwenden, kann Psido Terminerinnerungen auch per SMS an Ihre Patient:innen versenden.

• SMS Terminbenachrichtigung: Text für die Erinnerungs-SMS.
• SMS Terminabsage: Text für die Absage-SMS.
• SMS Absender-ID: Der Name, der als Absender auf dem Handy der Patient:in erscheint (max. 11 Zeichen, keine Sonderzeichen).

Die SMS wird über einen externen Anbieter versendet und erscheint nicht in Ihrem persönlichen SMS-Verlauf. Ihre Patient:in sieht die konfigurierte Absender-ID als Absender, nicht Ihre Telefonnummer. Eine Antwort auf die SMS ist daher nicht möglich.

Achtung: SMS-Nachrichten, die 160 Zeichen überschreiten, werden automatisch gekürzt. Halten Sie den Text kurz. Links (Domains) sind in SMS aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt.

Wir behalten uns vor, ein monatliches Kontingent von 80 SMS für Sie zu reservieren. Sollten Sie dieses Kontingent aufbrauchen, stellen wir in diesem Monat keine SMS mehr zu.

Anhang: Anredeformen und Variablen#

Psido ermöglicht die automatische Personalisierung und geschlechtsspezifische Anpassung von E-Mail-Texten.

Das ${anrede} Makro#

Das ${anrede} Makro ist die einfachste Möglichkeit, eine korrekte, personalisierte Anrede in Ihre Texte einzufügen.

Erweiterte Anredemuster#

Für komplexere Anreden verwenden Sie das Format %{Du-Form;Sie-Form}.

Beispiele:

%{du kannst;Sie können} den Termin verschieben.
%{dein;Ihr} Termin wurde bestätigt.

Geschlechtsspezifisch#

%{du-männlich|du-weiblich|du-divers;sie-männlich|sie-weiblich|sie-divers}

Beispiel: %{Lieber|Liebe|Hallo;Sehr geehrter Herr|Sehr geehrte Frau|Guten Tag}

Variablen#

Automatische Anredeerkennung#

Psido bestimmt die Form basierend auf:

1. Formalität: “Du” vs. “Sie”
2. Geschlecht: Männlich, Weiblich oder Divers.

Formalität und Geschlecht sind bei jeder Patient:in einstellbar. Wenn Sie Nachrichten direkt an die E-Mail Adressen von Familien versenden verwenden wir immer die diverse Form, da wir nicht wissen können, welches Geschlecht die Empfänger:in hat.