Rechnungen

Rechnungen #

Rechnungen Um zur Rechnungsansicht zu gelangen, klicken Sie im Menü auf Familien oder PatientInnen und wählen Sie eine Familie oder eine Person aus. Unterhalb der Personendetails können Sie die Rechnungen für die betreffenden PatientInnen erstellen, einsehen oder löschen.

Sie können auch eine Übersicht aller Rechnungen aufrufen, indem Sie im Menü auf Finanzen > Einnahmen klicken.

Rechnungen erstellen #

Eine neue Rechnung für Patienten erstellen Sie in Sekundenschnelle. Klicken Sie auf Neue Rechnung und wählen Sie die Sitzung(en) aus, die Sie verrechnen möchten. Wenn Sie die Rechnung kontrollieren möchten, klicken Sie auf Download.

Sobald Sie auf Download klicken, wird die Rechnung automatisch gespeichert.

Beim Download wird von Psido eine PDF Datei mit den Rechnungsdaten anhand Ihrer ausgewählten Rechnungsvorlage heruntergeladen.

Wenn keine Rechnungsvorlage automatisch ausgewählt wird, so haben Sie das Häkchen “Standardvorlage” bei keiner Rechnungsvorlage ausgewählt.

Rechnungsnummer #

Die Rechnungsnummer wird automatisch für Sie erstellt, Sie brauchen sich nicht darum zu kümmern. Sollten Sie die Rechnungsnummer ändern wollen, können Sie das unter Extras > Rechnungsnummer ändern durchführen.

Die Rechnungsnummer manuell zu ändern ist in den allermeisten Fälle nicht empfehlenswert und kann sehr schnell zu Übersichtsverlust führen. Die Ausnahme ist, wenn Sie eine Rechnung gelöscht haben und ein “Loch” in Ihrer Nummerierung haben. Sie können dieses “Loch” durch Änderung einer anderen bestehenden Rechnungsnummer “stopfen”.

Psido unterstützt verschiedene Arten, wie Sie Ihre Rechnungen nummerieren können. Mehr dazu finden Sie in Ihren Profil-Einstellungen

Manuelle Nummerierung #

Falls Sie Ihre Rechnungen nicht automatisch nummerieren lassen möchten, so ist das möglich.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnungen nicht manuell zu nummerieren, da es bei manueller Nummerierung vorkommen kann, dass Sie gleiche Rechnungsnummern ausstellen oder Tippfehler machen.

Um Ihre Rechnungen manuell zu nummerieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Erstellen Sie eine neue Rechnung
  • Klicken Sie das leere Feld Rechnungsnummer doppelt
  • Das Feld Rechnungsnummer wird nun auf Alternative Rechnungsnummer umbenannt und standardmäßig mit der aktuellen Jahreszahl befüllt.
  • Sie können nun eine frei definierbare Rechnungsnummer vergeben. Die Rechnungsnummer kann auch Buchstaben und Leerzeichen enthalten.

Im Gegensatz zu automatisch vergebenen Rechnungsnummern können Sie manuelle Rechnungsnummern jederzeit ändern. Psido überprüft nicht, ob diese Nummer bereits vergeben ist oder nicht.

Wenn Sie eine manuell nummerierte Rechnung herunterladen, so wird die Rechnungsnummer nicht mehr im Dateinamen encodiert. Der Grund dafür ist, dass Ihre Rechnungsnummer illegale Zeichen enthalten könnte, die man in einem Dateinamen nicht verwenden darf. Stattdessen wird die eindeutige Psido-Kennung dem Dateinamen angehängt. Sie finden dieselbe Kennung in der URL der Rechnung.

Automatisch vergebene Rechnungsnummern können aus Sicherheitsgründen nicht mehr zu manueller Nummerierung konvertiert werden.

Mehr Details zur Rechnung #

Klicken Sie den Knopf Mehr Details zur Rechnung, um zusätzliche Felder Ihrer Rechnung bearbeiten zu können.

Diagnose #

Wenn Sie eine Sitzung mit einer Diagnose auswählen, wird das Feld Diagnose automatisch ausgefüllt. Die Diagnose erscheint auf der Rechnung. Sie können die Diagnose für die Rechnung überschreiben.

Rechnungstext am Ende der Rechnung bearbeiten #

Der Rechnungstext für das Ende Ihrer Rechnung wird automatisch von Ihrer ausgewählten Rechnungsvorlage ausgefüllt. Sie können den Rechnungstext jederzeit überschreiben.

Umsatzsteuer #

Sie müssen eine Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer verwenden, um Rechnungen mit Umsatzsteuer zu erstellen. Für Psychologische Leistungen ist in der Regel keine Umsatzsteuer zu verrechnen. Sollten Sie aber z. B. Coaching-Tätigkeiten nachgehen, so müssen Sie Ihren PatientInnen bei Coaching-Arbeit Umsatzsteuer verrechnen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, falls Sie hier Fragen haben.

Rechnungen editieren #

Sie können eine Rechnung jederzeit in der Übersicht anklicken und verändern. Die Rechnungsnummer lässt sich nicht verändern, dafür müssen Sie unter Extras > Rechnungsnummer ändern die Änderung durchführen.

Rechnungen löschen #

Sie können Rechnungen löschen, jedoch empfiehlt sich das nur, wenn Sie Ihren PatientInnen diese noch nicht ausgehändigt haben. Gelöschte Rechnungsnummern werden nicht wiederverwendet, es sei denn, Sie haben Ihre neueste Rechnung gelöscht.

Beispiel 1: Sie haben die Rechnungen mit den Nummern 1, 2 und 3 erstellt. Sie löschen Rechnungsnummer 2. Die nächste neu erstellte Rechnung wird die Rechnungsnummer 4 bekommen.

Beispiel 2: Sie haben die Rechnungen mit den Nummern 1, 2 und 3 erstellt. Sie löschen Rechnungsnummer 3. Die nächste neu erstellte Rechnung wird wieder die Rechnungsnummer 3 bekommen.

Rechnung an PatientInnen aushändigen #

Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben gibt es zwei Möglichkeiten wie Sie diese Rechnung an eine Person aushändigen können:

Per E-Mail versenden #

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail versenden wollen, klicken Sie den Knopf Rechnung versenden. Ein Dialog öffnet sich, wo Sie nochmals die E-Mail Adresse der Person überprüfen können. Ein weiterer Klick auf Senden versendet die Rechnung per E-Mail. Sie bekommen ebenfalls eine Kopie für Ihre Ablage und zur Bestätigung, dass der Versand funktioniert hat.

Versandstatus #

Seit 19.12.2023 wird bei versendeten E-Mails und Mahnungen auch ein Zeitstempel gespeichert, den Sie in der Übersicht und der Detailansicht von Rechnungen überprüfen können.

Obwohl Sie natürlich auch manuell Ihre E-Mails überprüfen können, ermöglicht es Ihnen diese Übersicht einfach herauszufinden, welche PatientInnen bereits eine Rechnung oder Mahnung von Ihnen per E-Mail erhalten haben.

Drucken #

Um die Rechnung zu drucken, klicken Sie den Download Knopf der Rechnung. Öffnen Sie danach die heruntergeladene PDF Datei und drucken Sie diese.

Bezahlt Status #

Es ist für Ihre eigene Übersicht wichtig zu wissen, ob Rechnungen bereits bezahlt wurden, speziell dann, wenn Sie Ihren PatientInnen erlauben, die Rechnungen im Nachhinein zu begleichen. Dafür gibt es bei Rechnungen ein Kontrollkästchen namens Bezahlt. Haken Sie dieses an, sobald eine Rechnung bezahlt wurde.

Barzahlung #

Für eventuelle Registrierkassen ist es wichtig, die Barzahlung ebenfalls zu dokumentieren. Das Kontrollkästchen Barzahlung erlaubt Ihnen, das zu dokumentieren.

Mahnungen #

Wenn Sie Ihren PatientInnen eine Zahlungserinnerung per E-Mail senden möchten, können Sie das mit dem Knopf Mahnung versenden machen. Die Funktionalität ist gleich mit der Rechnung per E-Mail versenden. Den E-Mail Inhalt haben Sie in Ihrem Profil festgelegt.

Rechnungsübersicht #

Wenn Sie im Menü auf Finanzen > Einnahmen klicken, kommen Sie zur Übersicht aller Rechnungen, die Sie in Psido generiert haben. Hier können Sie bequem überprüfen, ob noch Zahlung ausstehen.

Jahresabrechnung generieren #

Wählen Sie im Menü Finanzen > Übersicht. Hier können Sie nach Klick auf Zusammenfassung herunterladen eine Übersicht aller ihrer gestellten Einnahmen und Ausgaben in einer Excel Tabelle herunterladen. In dieser Übersicht sehen Sie dann pro Jahr Ihre anonymisierten Rechnungen aufgeschlüsselt, inklusive der Jahressummen der bezahlten Rechnungen. Weiters sehen Sie hier auch die Ausgaben in eigenen Tabellenblättern abgelegt. Sie können diese Tabelle direkt an Ihren Steuerberater weitergeben.

Mehr Informationen zu Einnahmen und Ausgaben finden Sie in der Dokumentation zu den Finanzen

Sitzungen von Rechnungen aktualisieren #

Falls Sie den Preis einer Sitzung geändert haben, diese Sitzung aber bereits in einer Rechnung verwendet wurde, wird die Rechnung aus Sicherheitsgründen nicht automatisch aktualisiert.

Sie müssen Sie folgende Schritte durchführen um die Rechnung zu aktualisieren:

  1. Öffnen Sie die Rechnung.
  2. Wählen Sie die betreffende Sitzung ab und klicken Sie Speichern.
  3. Wählen Sie die betreffende Sitzung wieder aus und klicken Sie Speichern.

Die Preise der Rechnung sind nun aktualisiert.

Rechnungen für Kinder erstellen #

Wenn Sie mit Familien arbeiten, können Sie Rechnungen an Erwachsene stellen, die das betreffende Kind in der Rechnung erwähnen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie eine Familie mit zumindest einem Erwachsenen und einem Kind.
  2. Erstellen Sie zumindest eine Sitzung.
  3. Wenn Sie die Rechnung für die Familie erstellen, können Sie den/die RechnungsempfängerIn auswählen. Wählen Sie die erwachsene Person aus.
  4. Klicken Sie auf Mehr Details zur Rechnung
  5. Wählen Sie den/die betroffene PatientIn aus.
  6. Sie können nun die Rechnung herunterladen, speichern oder versenden.

Rechnungen

Ihre erstellte Rechnung wird eine zusätzliche Zeile enthalten, die auf das betroffene Kind hinweist. Falls Sie beim Kind Geburtsdatum und Versicherungsnummer hinterlegt haben, werden diese Informationen ebenfalls angezeigt. Beispiel:

Betrifft: Franz Musterkind, geboren 29.5.2016, Vers. Nr.:6780 123456

Bespielrechung zum Download